ISO/IEC 17021:2015 Dokumentation: Ein schrittweiser Leitfaden

Die Sicherstellung der Kompetenz von Audit- und Zertifizierungsstellen weltweit hängt von einem entscheidenden Rahmen ab: ISO/IEC 17021:2015. Bevor eine Organisation sich als vertrauenswürdige Einrichtung für die Durchführung von Managementsystemzertifizierungen betrachten kann, muss sie die Feinheiten der ISO/IEC 17021:2015-Dokumentation verstehen. Dieses Leitdokument zeigt nicht nur das Engagement einer Organisation für Qualität und Effizienz, sondern untermauert auch ihre Glaubwürdigkeit in einem internationalen Kontext. Begeben Sie sich auf eine aufschlussreiche Reise, um die Dokumentationsanforderungen der ISO/IEC 17021:2015 zu entschlüsseln und den Weg zur Konformität mithilfe eines umfassenden Schritt-für-Schritt-Leitfadens zu beschreiten.

Als Qualitätsmanagement-Berater mit umfassender Erfahrung in der Umsetzung von ISO-Normen haben wir festgestellt, dass die Komplexität der ISO/IEC 17021:2015-Dokumentation anfangs überwältigend sein kann. Als wir begannen, unsere Kunden durch diese Anforderungen zu führen, bestand eine der häufigsten Herausforderungen darin, die bestehenden Managementpraktiken mit den strukturierten Anforderungen der Norm in Einklang zu bringen. Durch Ausprobieren, Anpassen und praktische Anwendung in verschiedenen Organisationen haben wir einen schrittweisen Ansatz entwickelt, der nicht nur den Prozess vereinfacht, sondern auch reale Hürden wie Ressourcenbeschränkungen und zeitliche Beschränkungen berücksichtigt. Dieser Leitfaden vermittelt diese praktischen Erkenntnisse, die auf jahrelanger direkter Arbeit in der Praxis beruhen und Kunden dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen. Indem wir diese Reise und die daraus gezogenen Lehren mit Ihnen teilen, möchten wir die ISO 17021:2015 entmystifizieren und sie für andere, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen, zugänglicher und umsetzbarer machen.

Einführung in die Dokumentation der ISO/IEC 17021:2015

ISO/IEC 17021:2015 legt die Standards für Zertifizierungsstellen fest, die Audits durchführen und Managementsysteme zertifizieren, um sicherzustellen, dass sie kompetent, konsistent und unparteiisch arbeiten. Dieses Dokument legt die Kriterien für Organisationen fest, die Konformitätsbewertungsdienste durch Dritte anbieten, und verbessert letztendlich die Integrität des Zertifizierungsprozesses für verschiedene Arten von Managementsystemen.

Diese Arten von Managementsystemen reichen von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) bis hin zu Umweltmanagementsystemen (EMS) und anderen, die verschiedene Qualitätsbereiche abdecken.

Die Dokumentation spielt eine entscheidende Rolle im Zertifizierungsprozess nach ISO/IEC 17021:2015. Sie stellt sicher, dass die Zertifizierungsstellen die notwendigen allgemeinen Kompetenzanforderungen erfüllen, und sie gewährleistet die Glaubwürdigkeit und Strenge der getroffenen Zertifizierungsentscheidungen.

In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, was die Dokumentation nach ISO/IEC 17021:2015 umfasst, warum Akkreditierungs- und Zertifizierungsstellen eine solche Dokumentation führen müssen und welche Gründe für ihre Wichtigkeit sprechen. Die Leser werden die Bedeutung einer umfassenden und konformen Dokumentation besser verstehen, die für die Integrität und Anerkennung der ausgestellten Zertifizierung unerlässlich ist.

Durch die Untersuchung der grundlegenden Elemente, der obligatorischen Verfahren und der Konformitätsmatrix erfährt der Leser, wie eine ordnungsgemäße Dokumentation die Zuverlässigkeit und Wirksamkeit der Managementsystemzertifizierung untermauert und so den Wert und das Vertrauen in die daraus resultierenden Qualitätsprodukte und -dienstleistungen sowohl für die zertifizierte Organisation als auch für ihre Kunden gewährleistet.

ISO-Verständnis/IEC 17021:2015 Anforderungen an die Dokumentation

ISO/IEC 17021:2015 legt Kriterien für Organisationen fest, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungsstellen kompetent und konsistent arbeiten. Der Schlüssel dazu ist eine umfassende Dokumentation, die das Rückgrat eines effektiven und glaubwürdigen Zertifizierungsprozesses bildet.

Die nach ISO/IEC 17021:2015 erforderliche Dokumentation umfasst verschiedene Kategorien. Es gibt Richtlinien, die die Grundsätze für die Tätigkeit und Entscheidungsfindung der Zertifizierungsstelle festlegen. In den Verfahren werden die Schritte für die Durchführung von Zertifizierungstätigkeiten, von Audits bis zu Zertifizierungsentscheidungen, detailliert beschrieben. Aufzeichnungen, eine weitere Dokumentationsart, liefern Belege für tatsächliche Ereignisse oder Handlungen und unterstreichen die Verantwortlichkeit und Rückverfolgbarkeit.

Eine angemessene Dokumentation erfüllt mehrere Funktionen. Sie erhöht die Transparenz, da die Beteiligten die Grundlage für die Zertifizierungsergebnisse verstehen können. Sie stellt auch sicher, dass die Zertifizierungsstellen bei ihren Zertifizierungsentscheidungen konsistent bleiben. Diese umfassende Dokumentationsinfrastruktur vereinfacht auch den Audit- und Überprüfungsprozess, da die Checklisten der Prüfer direkt auf die festgelegten Verfahren und Aufzeichnungen verweisen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ISO/IEC 17021:2016 vorschreibt, dass die Zertifizierungsstellen die folgende Dokumentation führen:

• Politiken: Formulierung von Organisationsprinzipien.

• Verfahren: Beschreibung der Schritte für Zertifizierungsaufgaben.

• Aufzeichnungen: Aufzeichnung von Tatsachenbeweisen für Aktivitäten.

Die Einhaltung dieser Dokumentationsanforderungen verbessert die Dienstleistungsqualität der Zertifizierungsstelle und erhält ihre technische Kompetenz aufrecht - wichtige Aspekte, die von den Akkreditierungsstellen geprüft werden. Qualitätsmanagementsysteme gedeihen, wenn sie durch eine präzise, zugängliche und gut gepflegte Dokumentation gestützt werden, die die Grundlage für die Konformitätsbewertung durch Dritte darstellt.

Erste Schritte der Dokumentation

Auf dem Weg zur Zertifizierung nach ISO/IEC 17021:2015 sind die ersten Schritte der Dokumentation entscheidend. Organisationen müssen zunächst ein umfassendes Dokumentationsaudit durchführen. Dieser Prozess beinhaltet eine gründliche Überprüfung der gesamten vorhandenen Dokumentation, um ihren aktuellen Stand im Vergleich zu den Anforderungen der Norm zu bestimmen. Es ist wichtig, alle Diskrepanzen oder Unzulänglichkeiten zu identifizieren, die behoben werden müssen.

Nach dem Audit sollte ein Dokumentationsteam gebildet werden, das sich aus verschiedenen Qualitätsbereichen der Organisation zusammensetzt. Dieses Team hat die Aufgabe, den Dokumentationsprozess voranzutreiben. Zu seinen Mitgliedern müssen Schlüsselpersonen gehören, die ein tiefes Verständnis für die Managementsysteme der Organisation haben, sowie die für die technische Kompetenz verantwortlichen Akteure.

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Dokumentationsplans. Dies erfordert, dass das Team spezifische Zielsetzungen umreißt und klare Ziele festlegt, die sich an den Standardanforderungen für Managementsysteme orientieren. Der Plan sollte einen realistischen Zeitplan enthalten, in dem die Meilensteine für die Entwicklung und Umsetzung verbindlicher Verfahren und anderer notwendiger Dokumente wie Standardarbeitsanweisungen, Audit-Checklisten und Risikobewertungen aufgeführt sind.

Durch die Umsetzung dieser anfänglichen Dokumentationsverfahren wird sichergestellt, dass die Organisation gut auf den nachfolgenden Zertifizierungsprozess vorbereitet ist. Sie dient der Rationalisierung der Konformitätsbewertungsanforderungen und hilft den Zertifizierungsstellen, fundierte Zertifizierungsentscheidungen zu treffen. Darüber hinaus trägt diese Dokumentationsgrundlage zum Gesamtziel der Organisation bei, Qualitätsprodukte und -dienstleistungen zu liefern und damit letztlich den Wert für die Kunden zu maximieren.

Erstellung wesentlicher Richtlinien für ISO/IEC 17021:2015

Die Zertifizierungsstellen müssen wichtige Richtlinien festlegen, um die Einhaltung der Norm ISO/IEC 17021:2015 zu gewährleisten, in der die Anforderungen an Stellen festgelegt sind, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren. Diese Richtlinien sind von grundlegender Bedeutung, um die Integrität und Professionalität der Zertifizierungstätigkeiten aufrechtzuerhalten.

Politik der Unparteilichkeit

Ein Eckpfeiler ist die Politik der Unparteilichkeit. Die Zertifizierungsstellen müssen bei ihrer Zertifizierungstätigkeit völlige Unparteilichkeit garantieren. Dieses entscheidende Element spiegelt die Verpflichtung zu objektiven und fairen Konformitätsbewertungstätigkeiten Dritter wider. Zu den Schlüsselelementen, die in einer Unparteilichkeitspolitik zu berücksichtigen sind, gehören:

• Mechanismen zur Bewältigung von Interessenkonflikten

• Verfahren zur Gewährleistung der Objektivität bei Zertifizierungsentscheidungen

Vertraulichkeitspolitik

Eine weitere wichtige Richtlinie betrifft die Vertraulichkeit. Zertifizierungsstellen sind mit sensiblen Kundeninformationen betraut, die streng geschützt werden müssen. Die Vertraulichkeitsrichtlinie sollte folgende Punkte enthalten:

• Protokolle zum Schutz von Kundendaten

• Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und Vereinbarungen zur Verhinderung der unbefugten Weitergabe von Daten

Beschwerde- und Berufungspolitik

Transparenz und Fairness sind bei der Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen von größter Bedeutung. Es sollte eine solide Politik festgelegt werden, um:

• Klare Kanäle für die Einreichung von Beschwerden oder Einsprüchen anbieten

• über ein definiertes Verfahren für eine unparteiische Überprüfung und Lösung verfügen

• Gewährleistung einer rechtzeitigen und angemessenen Kommunikation mit den betroffenen Parteien

Qualitätsrichtlinie

Schließlich demonstriert eine umfassende Qualitätspolitik das Qualitätsversprechen eines Unternehmens bei der Durchführung von Zertifizierungsprozessen. Eine solche Politik konzentriert sich auf:

• Verpflichtung zur Einhaltung der Normen ISO/IEC 17021:2015

• Strategien zur kontinuierlichen Verbesserung

• Ziele für Kundenzufriedenheit und Qualitätsverbesserung

Die Umsetzung dieser Richtlinien hilft den Zertifizierungsstellen, sich an der ISO/IEC 17021:2015 auszurichten, und fördert das Vertrauen der Beteiligten in die Qualität und Gültigkeit der Zertifizierungsergebnisse. Diese Richtlinien dienen als Grundlage für die Lieferung von Qualitätsprodukten, die Sicherstellung der technischen Kompetenz und die Aufrechterhaltung eines Qualitätsmanagementsystems, das mit den besten Praktiken der Branche übereinstimmt.

Um die Einhaltung der Vorschriften und die betriebliche Effizienz zu gewährleisten, können die Stellen neben diesen Aufträgen auch Musterformate, Standardarbeitsanweisungen und Audit-Checklisten einbeziehen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dieser ganzheitliche Ansatz gewährleistet ein robustes und schnelles Zertifizierungsverfahren, das Kunden und Märkten gleichermaßen Wert und Sicherheit bietet.

Entwicklung von Prozeduren

Die ISO/IEC 17021-2015 legt die Messlatte für Organisationen fest, die Managementsysteme zertifizieren, und stellt sicher, dass ihre Dienstleistungen die weltweiten Benchmarks für Kompetenz und Zuverlässigkeit erfüllen. Von zentraler Bedeutung für diese Anforderungen ist die Entwicklung sorgfältiger Verfahren, die alle Zertifizierungstätigkeiten regeln. Vier Kernverfahren sind im Zusammenhang mit Konformitätsbewertungstätigkeiten durch Dritte von größter Bedeutung:

1. Dokumentenkontrollverfahren: Dieses Verfahren ist das Rückgrat der Zertifizierung des Managementsystems. Es beschreibt das Verfahren zur Erstellung, Genehmigung und Überarbeitung von Dokumenten. Damit wird nicht nur die Konsistenz und Integrität der Dokumentation sichergestellt, sondern auch ihre Verfügbarkeit und Zugänglichkeit für die relevanten Parteien. Eine ordnungsgemäße Dokumentenkontrolle ist entscheidend für die Rückverfolgbarkeit und Glaubwürdigkeit des Zertifizierungsprozesses.

1. Audit-Verfahren: Das Auditverfahren ist ein wesentlicher Bestandteil der Zertifizierungstätigkeiten und beinhaltet einen strukturierten Ansatz für die Planung und Durchführung von Audits. Es regelt auch, wie die Auditergebnisse und die anschließenden Maßnahmen sorgfältig zu dokumentieren sind. Ein wirksames Auditverfahren ist der Schlüssel zur technischen Kompetenz und Transparenz der Zertifizierungsstelle.

1. Entscheidung über die Zertifizierung Verfahren: Die ISO/IEC 17021-2015 schreibt ein Protokoll vor, um Zertifizierungsentscheidungen zu treffen und zu dokumentieren. Dieses Verfahren ist von entscheidender Bedeutung, um zu gewährleisten, dass solche Entscheidungen auf Nachweisen beruhen, die gemäß den Anforderungen der Norm gewonnen wurden, und dass Unparteilichkeit und Fachwissen konsequent angewendet werden.

1. Beschwerde- und Berufungsverfahren: Die Zertifizierungsstellen müssen über einen soliden Mechanismus für die Entgegennahme, Überprüfung und Lösung von Beschwerden und Einsprüchen verfügen. Dieses Verfahren muss fair, transparent und angemessen dokumentiert sein, um das Vertrauen der Beteiligten zu fördern und eine kontinuierliche Verbesserung der Zertifizierungsverfahren zu ermöglichen.

Jedes dieser Verfahren muss präzise entwickelt werden, um die Anforderungen der Konformitätsbewertung zu erfüllen. Zusammengenommen dienen sie den Zertifizierungsstellen als Kompass, der ihre Tätigkeit lenkt und sicherstellt, dass der Zertifizierungsprozess systematisch und unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards durchgeführt wird.

Hauptverfahren	Zielsetzung	Bedeutung
Dokumentenkontrollverfahren	Verwaltung der Erstellung, Überarbeitung und Genehmigung von Dokumenten; Wahrung der Konsistenz und des Zugangs	Gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und Glaubwürdigkeit der Zertifizierung
Audit-Verfahren	Planung und Durchführung von Audits; Dokumentation der Ergebnisse und Maßnahmen	Gewährleistet Kompetenz und Transparenz bei Bewertungen
Verfahren der Zertifizierungsentscheidung	Zertifizierungsentscheidungen treffen und aufzeichnen; Unparteilichkeit und Fachwissen wahren	Garantiert evidenzbasierte und faire Entscheidungen
Beschwerde- und Berufungsverfahren	Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen; Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse	Stärkt das Vertrauen und ermöglicht eine Qualitätsverbesserung der Zertifizierungsdienste

Durch die sorgfältige Entwicklung solcher Verfahren zielt die ISO/IEC 17021-2015 darauf ab, den Zertifizierungsprozess für Managementsysteme zu standardisieren und sicherzustellen, dass die Zertifizierungsstellen mit einem Höchstmaß an technischer Kompetenz und Integrität arbeiten.

Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen

Die Aufbewahrung und Verwaltung von Aufzeichnungen ist ein wesentlicher Aspekt der ISO/IEC 17021:2015, die Anforderungen an Stellen stellt, die Managementsysteme auditieren und zertifizieren. In diesem Abschnitt der Norm wird die überragende Bedeutung der methodischen Dokumentation verschiedener Arten von Aufzeichnungen hervorgehoben, nämlich Auditdaten, Zertifizierungsdetails, Dokumentation der Personalkompetenz und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit Beschwerden und Einsprüchen.

Arten von Aufzeichnungen

1. Audit-Aufzeichnungen: Sie enthalten alle relevanten Unterlagen, die während der Audits angefallen sind, z. B. gesammelte Nachweise, Berichte und Protokolle über Nichtkonformitäten.

1. Aufzeichnungen zur Zertifizierung: Dazu gehören alle für den Zertifizierungsprozess relevanten Unterlagen wie Antragsformulare, Bewertungsberichte, Zertifizierungsentscheidungen und das Zertifizierungsdokument selbst.

1. Ausbildungs- und Kompetenzaufzeichnungen: Dokumentierte Nachweise über Qualifikationen, Fähigkeiten, Schulungen und Bewertungen des am Zertifizierungsprozess beteiligten Personals müssen aufbewahrt werden.

1. Aufzeichnungen über Beschwerden und Einsprüche: Es ist von entscheidender Bedeutung, alle Unterlagen über Beschwerden und das Einspruchsverfahren aufzubewahren, um Transparenz und Fairness zu gewährleisten.

Verfahren zur Aufzeichnungskontrolle

Um die Integrität der Aufzeichnungen zu gewährleisten, müssen strenge Kontrollmaßnahmen ergriffen werden:

• Sicherstellung, dass alle Aufzeichnungen korrekt geführt und vollständig ausgefüllt werden.

• Schutz der Aufzeichnungen vor unberechtigtem Zugriff oder Veränderung.

• Festlegung geeigneter Aufbewahrungsfristen und sicherer Methoden zur Aktenvernichtung.

Aufbewahrung und Beseitigung

Jede Kategorie von Aufzeichnungen muss für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, der in der Regel durch vertragliche oder behördliche Anforderungen bestimmt wird. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist schreibt der Standard sichere Entsorgungsmethoden vor, um zu verhindern, dass vertrauliche Informationen gefährdet werden.

In der Praxis lassen sich die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Unterlagen wie folgt in Tabellenform darstellen:

Satzart	Mindestaufbewahrungsfrist
Audit-Aufzeichnungen	X Jahre
Aufzeichnungen zur Zertifizierung	X Jahre
Ausbildung und Kompetenz	X Jahre
Beschwerden und Einsprüche	X Jahre

Eine wirksame Führung und Verwaltung von Aufzeichnungen ist von entscheidender Bedeutung, um die Glaubwürdigkeit der Zertifizierungsstellen und das Vertrauen der Interessengruppen in die Gültigkeit der ISO-Zertifizierung zu erhalten. Sie ermöglichen es diesen Organisationen, ihre technische Kompetenz und die Einhaltung allgemeiner Anforderungen im Bereich der Qualität nachzuweisen, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit ihrer Zertifizierungsentscheidungen stärkt.

Umsetzung der Dokumentation des Managementsystems

Die Umsetzung der Dokumentation des Managementsystems gemäß der Norm ISO/IEC 17021:2015 ist ein strategischer Prozess, der für Zertifizierungsstellen von entscheidender Bedeutung ist. Um eine solide Grundlage zu gewährleisten, ist die Organisation von Dokumenten und Aufzeichnungen von größter Bedeutung. Die Dokumentationshierarchie beginnt in der Regel mit den Dokumenten der höchsten Ebene, wie dem Qualitätshandbuch, und reicht bis zu den Dokumenten der unteren Ebene, wie SOPs, Audit-Checklisten und Musterformate.

Die Kommunikation innerhalb der Organisation ist entscheidend. Die klare Vermittlung der Dokumentationsanforderungen an die Mitarbeiter fördert die Konsistenz und verhindert Missmanagement. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Mitarbeiter ihre Rolle innerhalb des Dokumentationsrahmens verstehen, um die von der Norm geforderte technische Kompetenz zu erhalten.

Hier ist ein Beispiel für eine Dokumentationshierarchie:

1. Qualitätshandbuch

1. Obligatorische Verfahren

1. Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

1. Audit-Checklisten

1. Musterformate

1. Aufzeichnungen und Berichte

Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme sind ein wesentlicher Bestandteil des Implementierungsprozesses. Durch regelmäßige Schulungen werden die Mitarbeiter mit der Verwaltung von Dokumentationen vertraut gemacht, die den Anforderungen der ISO/IEC 17021:2015 entsprechen. Fortlaufende Sensibilisierungsinitiativen tragen dazu bei, die Bedeutung dieser Praktiken zu verstärken und sicherzustellen, dass jeder mit den neuesten Verfahren und Anforderungen vertraut ist. Dieser proaktive Ansatz trägt zur Effizienz und Qualität der Konformitätsbewertungstätigkeiten Dritter bei und unterstützt letztlich fundierte Zertifizierungsentscheidungen.

Überwachung und Überprüfung der Dokumentation

ISO/IEC 17021-2015 ist eine wichtige Norm für Zertifizierungsstellen, die sich mit der Zertifizierung von Managementsystemen befassen. Die Überwachung und Überprüfung der Dokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung der technischen Kompetenz und der Gewährleistung der Integrität der Zertifizierungstätigkeiten. Gemäß dieser Norm gibt es konkrete Schritte, die Zertifizierungsstellen unternehmen müssen, um die Qualität ihrer Dokumentation aufrechtzuerhalten und die Anforderungen der Konformitätsbewertung zu erfüllen.

Interne Audits: Die Zertifizierungsstellen müssen regelmäßig interne Audits durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentation mit den Anforderungen der Norm übereinstimmt. Diese Audits dienen als Instrument, um die Einhaltung der Norm zu messen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Während des Audits müssen alle dokumentierten Nichtkonformitäten umgehend behoben werden, um ihre Auswirkungen auf den Zertifizierungsprozess zu minimieren.

Management-Bewertungen: Die oberste Leitung der Zertifizierungsstellen sollte regelmäßige Überprüfungen der Dokumentation durchführen. Solche Überprüfungen sind von zentraler Bedeutung für die strategische Ausrichtung der Zertifizierungstätigkeiten und für die Förderung der kontinuierlichen Verbesserung der Systeme.

Feedback-Mechanismen: Die Einführung solider Feedback-Mechanismen ist ein weiterer integraler Bestandteil des Prozesses zur Überprüfung der Dokumentation. Rückmeldungen von Mitarbeitern und Interessengruppen können unschätzbare Einblicke in die Wirksamkeit der Dokumentation liefern und potenzielle Verbesserungsbereiche aufzeigen.

Die konsequente Überwachung und Überprüfung der Dokumentation trägt nicht nur zur Gesamtqualität des Zertifizierungsprozesses bei, sondern gibt den Kunden auch die Gewissheit, dass die Zertifizierungsstelle nach den höchsten Standards arbeitet. Diese Tätigkeiten spiegeln die Verpflichtung zu Exzellenz und Transparenz bei Konformitätsbewertungstätigkeiten durch Dritte wider und sind von zentraler Bedeutung, um das Vertrauen des Marktes in zertifizierte Qualitätsmanagementsysteme zu erhalten.

Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentation

Die kontinuierliche Verbesserung ist ein zentraler Aspekt der Pflege der Dokumentation nach ISO/IEC 17021:2015, die mit den Anforderungen der Norm an Zertifizierungsstellen, die Konformitätsbewertungen durch Dritte durchführen, übereinstimmt. Zu den Verbesserungsstrategien gehört die Festlegung klarer Ziele zur Verbesserung des Dokumentationsprozesses, wie z. B. die Erhöhung der Zugänglichkeit oder die Reduzierung von Fehlern. Es ist wichtig, konsequent zu überwachen und zu messen, wie die Dokumentation die Zertifizierungstätigkeiten unterstützt, um sicherzustellen, dass sie einen positiven Beitrag zum Auditprozess, zur Risikobewertung und zu den Zertifizierungsentscheidungen leistet. Dazu könnte die Verfolgung von Kennzahlen gehören, wie z. B. die Zeit, die zum Auffinden von Informationen benötigt wird, oder die Häufigkeit der Aktualisierung von Dokumenten.

Der nächste Schritt ist die Umsetzung geeigneter Änderungen, wozu auch die Überarbeitung von Standardarbeitsanweisungen, Audit-Checklisten oder der Compliance-Matrix gehören kann. Diese Änderungen sollten nicht isoliert durchgeführt werden, sondern in den einschlägigen Unterlagen und Aufzeichnungen aktualisiert werden, um die aktuellsten Praktiken widerzuspiegeln. Für einen reibungslosen Betrieb und die Einhaltung der Anforderungen an die technische Kompetenz ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Überarbeitungen allen Beteiligten wirksam mitgeteilt werden.

Die ISO 17021:2015 fordert effektive Kommunikationsstrategien, um sicherzustellen, dass Änderungen in der Dokumentation von den Zertifizierungsstellen verstanden und umgesetzt werden. Auf diese Weise werden Zertifizierungsdokumente, vorgeschriebene Verfahren und Managementsysteme auf dem höchsten Stand gehalten, was zu schnelleren Zertifizierungsprozessen und potenziell größerer Kundenzufriedenheit führen kann. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Zyklus der Leistungsbewertung, der Anwendung von Verbesserungen und der Überwachung der Ergebnisse, die die Zertifizierung von Managementsystemen unterstützen und die technische Kompetenz und die Qualitätsprodukte von Organisationen weltweit validieren.

Schlussfolgerung

Im Bereich der Zertifizierung von Managementsystemen untermauert eine wirksame Dokumentation den gesamten Prozess und ist daher für Zertifizierungsstellen, die eine Akkreditierung nach ISO/IEC 17021:2015 anstreben, von großer Bedeutung. Da diese Stellen kritische Konformitätsbewertungstätigkeiten durch Dritte durchführen, dient die Dokumentation nicht nur als Nachweis ihrer technischen Kompetenz, sondern auch als Rückgrat ihrer betrieblichen Integrität. Die Einhaltung strenger Dokumentationsanforderungen, einschließlich verbindlicher Verfahren, Audit-Checklisten und Risikobewertungen, stellt sicher, dass der Zertifizierungsprozess nicht nur konsistent ist, sondern auch das hohe Qualitätsniveau aufrechterhält, das für Zertifizierungsentscheidungen erforderlich ist.

Die Vorteile einer soliden Dokumentationspraxis sind vielfältig: Sie erhöht die Konformität, stärkt die Glaubwürdigkeit und beschleunigt den Zertifizierungsprozess, was letztlich Zeit und Ressourcen spart. Darüber hinaus helfen solche Praktiken den Zertifizierungsstellen, sich an den allgemeinen Anforderungen der Norm zu orientieren, und stellen so sicher, dass die Zertifizierung von Managementsystemen mit der größtmöglichen Sorgfalt durchgeführt wird.

Organisationen, die eine "schnelle Zertifizierung" anstreben, müssen erkennen, dass der Wert in dem Weg zur Erreichung der Qualitätsgrundsätze liegt. Die Investition in eine umfassende Dokumentation trägt wesentlich zu diesem Weg bei. Dies ist ein grundlegender Aspekt, der bei der Aufrechterhaltung und Verbesserung von Qualitätsmanagementsystemen weiterhin eine zentrale Rolle spielt. Indem sie sich die Bedeutung einer angemessenen Dokumentation zu eigen machen, können Organisationen einen großen Sprung nach vorn machen und ihren Kunden und Interessengruppen Vertrauen einflößen, was letztlich zur Lieferung von Qualitätsprodukten und -dienstleistungen führt.

 

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