Die Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Qualitätsmanagementsystems und unerlässlich für den Nachweis der Einhaltung der ISO 9001-Norm.

Organisationen, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 anstreben, müssen über ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem verfügen, das die Anforderungen der Norm erfüllt. Das Qualitätsmanagementsystem muss dokumentierte Richtlinien und Verfahren sowie Aufzeichnungen umfassen, die die Einhaltung der Anforderungen der Norm belegen.

Um sich zertifizieren zu lassen, müssen Organisationen ihre Unterlagen einer Zertifizierungsstelle zur Überprüfung vorlegen. Die Zertifizierungsstelle bewertet die Dokumentation, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Norm ISO 9001 entspricht.

Auch Organisationen, die bereits nach ISO 9001 zertifiziert sind, müssen unter Umständen ihre Dokumentation aktualisieren, um ihre Zertifizierung aufrechtzuerhalten. Die Zertifizierungsstellen verlangen in der Regel, dass die Organisationen jährlich aktualisierte Unterlagen einreichen.

Auch Organisationen, die nicht nach ISO 9001 zertifiziert sind, können von einem dokumentierten Qualitätsmanagementsystem profitieren. Ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem kann Organisationen dabei helfen, ihre Gesamtleistung zu verbessern und die Bedürfnisse ihrer Kunden besser zu erfüllen.

Darüber hinaus erleichtert ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem den Unternehmen die Erkennung und Behebung von Problemen, die in ihrem Betrieb auftreten können.

Wenn Sie die verschiedenen Verfahren zur Einführung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach ISO 9001 lesen, werden Sie feststellen, dass sie immer damit enden, dass Ihre Organisation an der Dokumentation arbeiten muss.

Eine gute ISO 9001-Dokumentation muss prägnant und leicht verständlich sein. Um dies zu erreichen, hat die QSE-Akademie eine Liste von Dokumentationsanforderungen erstellt und zeigt, wie Sie diese umfassend entwickeln können.

Für ISO 9001 sind einige spezifische Dokumente erforderlich, darunter ein Qualitätshandbuch, eine Qualitätspolitik und Verfahren. Außerdem muss Ihre Organisation Aufzeichnungen führen, die die Umsetzung des ISO 9001-Systems dokumentieren.

Das Qualitätshandbuch ist ein übergeordnetes Dokument, das das gesamte Qualitätsmanagementsystem Ihres Unternehmens beschreibt, einschließlich der Richtlinien, Verfahren und Prozesse, aus denen das System besteht. Die Qualitätspolitik ist eine Erklärung der Geschäftsleitung, in der das Engagement des Unternehmens für Qualität dargelegt wird. Sie sollte kurz, einfach und leicht zu verstehen sein. Die Verfahren sind die detaillierten Anweisungen, die beschreiben, wie das Qualitätsmanagementsystem umgesetzt werden soll.

Aufzeichnungen sind wichtig, um die Umsetzung des ISO 9001-Systems zu dokumentieren und die Einhaltung der Anforderungen nachzuweisen. Sie können viele verschiedene Formen annehmen, wie z. B. Sitzungsprotokolle, Qualitätspläne, Auditberichte und Regelkarten.

Auch wenn für ISO 9001 nur wenige spezifische Dokumente erforderlich sind, muss Ihre Organisation möglicherweise zusätzliche Unterlagen erstellen, um das Qualitätsmanagementsystem vollständig umzusetzen. So können Sie beispielsweise Arbeitsanweisungen oder Formulare benötigen, um die einzelnen Schritte Ihrer Verfahren zu dokumentieren. Wichtig ist, dass alle für die Einführung und Aufrechterhaltung des Qualitätsmanagementsystems erforderlichen Unterlagen vorhanden sind.