Guía para principiantes sobre ISO 9001

¿Qué es el SGC? ¿Por qué deben implantarlo las empresas? ¿Cómo puede una empresa obtener la certificación ISO 9001? Estas son cosas importantes que las organizaciones deben saber.

En este artículo se detallan los aspectos básicos de la norma IS0 9001, como el establecimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad y las ventajas de ISO 9001.

Introducción a ISO 9001

ISO 9001 es la norma internacional que establece los requisitos y los mejores procesos de un Sistema de Gestión de la Calidad para ayudar a las organizaciones a lograr una mayor eficacia operativa y la satisfacción del cliente.

Más de un millón de organizaciones de todos los sectores utilizan ISO 9001:2015, que es la última versión de la norma.

Contar con la certificación ISO 9001 significa que una organización tiene la capacidad de producir bienes y servicios de forma sistemática que cumplen o superan las expectativas de los clientes y de la normativa.

Desarrollo de un sistema de gestión de la calidad (SGC))

Un sistema de gestión de la calidad es una estructura documentada que describe las prácticas y responsabilidades para alcanzar los objetivos de calidad de una organización y la mejora continua. Debe diseñarse internamente y adaptarse a los objetivos de la organización y a las necesidades del cliente.

La Organización Internacional de Normalización (ISO) sugiere que un SGC eficaz debe generarse para alcanzar los siete principios de gestión de la calidad siguientes:

1. Orientación al cliente

Comprender las necesidades de los clientes y actuar en consecuencia contribuye al éxito de una organización. Como resultado, se conservan los clientes y se atraen otros nuevos. Las organizaciones deben esforzarse por superar las expectativas de los clientes conectando sus objetivos con las necesidades de los clientes para mejorar la repetición de negocios y la base de clientes.

2. Liderazgo

Una organización debe crear un entorno interno en el que los empleados y la dirección se unan para alcanzar los objetivos, el propósito y la dirección. Esto fomenta el compromiso de toda la empresa con unos servicios de calidad.

Los líderes de todos los niveles inician y mantienen valores compartidos para desarrollar la capacidad de su organización de ofrecer los resultados deseados. Deben permitir que los empleados se alineen con las políticas, estrategias, recursos y procesos de la organización.

3. Compromiso de las personas

Implicar a las personas a todos los niveles ayuda a gestionar eficazmente una organización. Reconocer la creatividad individual y la contribución de los empleados conduce a una mano de obra capacitada, que permite a una organización realizar las tareas adecuadamente.

Crear una cultura de confianza y colaboración hace que los empleados estén abiertos a compartir experiencias y debatir ideas. Esto permite a todos los implicados poner en práctica la iniciativa y convertirse en personas productivas.

4. Enfoque por procesos

Una organización debe contar con procesos internos bien entendidos para mejorar su eficiencia. Los resultados deseados pueden obtenerse cuando las actividades y los recursos se gestionan eficazmente como un proceso interrelacionado. Un sistema coherente permite a una organización reducir las barreras interfuncionales y optimizar su rendimiento global.

5. Mejora

Debe existir un enfoque proactivo para acoger las mejoras y adaptarse a las condiciones cambiantes. La apertura de una organización a la mejora le permite mantener los niveles actuales de rendimiento y, al mismo tiempo, trabajar en nuevas oportunidades.

La mejora es una lección esencial para impulsar la innovación y formar continuamente a las personas. Garantiza que los empleados sean competentes para cumplir con éxito sus tareas.

6. Decisión basada en pruebas en

Los responsables de la toma de decisiones deben tener primero la capacidad de analizar los datos y establecer parámetros de calidad. Cuando se utiliza como base información precisa y fiable, las organizaciones pueden tener más confianza para tomar decisiones objetivas.

La toma de decisiones también implica actuar basándose en pruebas -incluidas decisiones anteriores, datos y opiniones- para interpretar situaciones de causa-efecto y sus posibles consecuencias.

7. Gestión de relaciones

Una organización debe gestionar eficazmente sus relaciones con las principales partes interesadas, clientes, socios, proveedores, revendedores a través de su experiencia y recursos. Esto conduce a una cadena de suministro bien gestionada que mantiene el flujo de productos y servicios. El éxito sostenido está impulsado por la capacidad de una organización para crear valor para todas las partes afectadas compartiendo información y recursos.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que un Sistema de Gestión de Calidad documentado no tiene por qué estar certificado ni uniformado con la norma ISO 9001 para alcanzar los objetivos de mejora y calidad de una empresa. Por esta razón, las organizaciones deben analizar los beneficios y los inconvenientes de pasar por un proceso de certificación ISO 9001.

Cinco ventajas principales de contar con un sistema de gestión de la calidad con certificación ISO 9001

Obtener la certificación ISO 9001 puede suponer una inversión sustancial de tiempo y recursos. Las organizaciones que cuentan con la certificación ISO 9001 suelen tener una ventaja competitiva de marketing dentro de sus sectores.

1. Mejora de la calidad de los bienes y servicios

Un organismo de auditoría independiente garantiza que los procesos de una organización están bien examinados. Certificación ISO 9001 requiere evaluar los procesos que intervienen en la provisión de productos y servicios, lo que permite a las organizaciones asumir el control y garantizar una oferta de calidad constante.

2. Impulsar la satisfacción general del cliente

El SGC certificado ISO 9001 de una organización garantiza productos y servicios de gran calidad. Esta garantía conduce a la satisfacción del cliente y a la atracción de nuevos clientes.

3. Cumplir los requisitos de los posibles socios comerciales

Algunos vendedores, que probablemente tengan también la certificación ISO 9001, la exigen antes de entablar relaciones con posibles socios comerciales. Obtener la certificación significa cumplir los requisitos de la norma ISO 9001, lo que atrae a más socios comerciales. Esto da a su organización la oportunidad de expandirse a mercados más grandes.

4. Compromiso de liderazgo

Los líderes deben ser proactivos e implicarse en la mejora de la calidad y los procesos de su organización. El objetivo de la norma ISO 9001:2015 es crear líderes emprendedores y sistemáticos.

5. Elevar la cultura de una organización

Determinar claramente las expectativas, las funciones, los objetivos y la dirección de la empresa anima al personal a rendir más y a ser más profesional en el trabajo.

¿Cómo puede una organización obtener la certificación ISO 9001?

He aquí seis pasos que le ayudarán a crear un sistema de gestión de la calidad y a obtener la certificación ISO 9001:

1. Conseguir apoyo

Reúna a sus empleados y asegúrese de que tanto la dirección como el personal están de acuerdo en implantar un SGC. La clave está en explicar claramente la finalidad del Sistema de Gestión de Calidad y las ventajas de la certificación. Todos los empleados deben comprender los objetivos, como la satisfacción del cliente, la mejora de la eficacia general y la oportunidad de acceder a nuevos mercados.

2. Diseñar un plan de proyecto

Es necesario realizar un análisis de carencias para comprobar hasta qué punto una organización ya cumple Requisitos ISO 9001. Realizar un análisis de carencias requiere una lista de comprobación para determinar dónde debe hacerse hincapié en los esfuerzos de implantación. Identificar las lagunas le ayudará a preparar y ejecutar un plan de proyecto con plazos, responsabilidades, partes y resultados clave.

3. Preparar los documentos necesarios

Debe incluir toda la información de la documentación y registros como el alcance del SGC, organigrama, revisión de productos y servicios, descripciones de procesos y planes estratégicos, entre otros. A continuación, su organización podría redactar una política de calidad alineada con las normas ISO 9001:2015.

4. Aplicación

La concienciación de sus empleados a la hora de implantar su SGC alineado con la norma ISO es crucial. Asegúrese de que el personal tiene claro por qué es necesario un Sistema de Gestión de la Calidad y cómo... Certificación ISO 9001:2015 beneficiará a todos.

5. Realizar una auditoría interna

Las auditorías internas pueden evaluar si el Sistema de Gestión de la Calidad implantado es eficaz y alcanza los objetivos de calidad. Se puede utilizar una aplicación de auditoría digital para recopilar información que ayude a mantener el cumplimiento del SGC implantado.

6. Certificarse

Contrate a un organismo de certificación independiente y creíble para que visite y realice auditorías en sus instalaciones. El organismo de certificación determinará si su empresa puede obtener la certificación ISO 9001:2015.

La certificación ISO 9001 puede ser una excelente forma de mejorar la calidad de sus productos y servicios. También puede ayudarle a ser más eficiente y organizado, así como a mejorar la satisfacción del cliente. Para conseguir la Certificación ISO 9001, deberá seguir una serie de pasos. Aquí tiene diez sencillos pasos que le ayudarán en su camino:

1. Entender qué es ISO 9001 y qué cubre.

2. Determine si su organización está preparada para la certificación.

3. Elija un registrador u organismo de certificación.

4. Obtenga una copia de la norma ISO 9001.

5. Revise los requisitos de la norma y desarrolle su sistema de gestión de la calidad (SGC) en consecuencia.

6. Forme a sus empleados en los requisitos del SGC.

7. Implemente el SGC en su organización.

8. Realizar auditorías internas para garantizar el cumplimiento de los requisitos del SGC.

9. Presentar una solicitud al registrador o al organismo de certificación, junto con la documentación y las tasas requeridas.

10 . Una vez obtenida la certificación, promocione su nuevo estatus ISO 9001 entre los clientes y otras partes interesadas.

Siguiendo estos sencillos pasos, su organización puede obtener la certificación ISO 9001 y mejorar su sistema general de gestión de la calidad. La implantación de un SGC ISO 9001 puede ayudarle a racionalizar los procesos, mejorar la satisfacción del cliente y lograr una mayor eficiencia en sus operaciones.

Si está interesado en obtener más información sobre la implantación de un sistema de gestión de la calidad ISO 9001 o en conseguir la certificación, póngase en contacto hoy mismo con un consultor cualificado. Ellos pueden proporcionarle la orientación y el apoyo que necesita para garantizar el éxito.

Como puede ver, empresas de todos los tamaños se beneficiarán operativa y financieramente de una certificación ISO 9001:2015. Utilice esta lista de comprobación al crear un Sistema de Gestión de la Calidad y para guiarse en su camino de convertirse en una organización reconocida a nivel mundial.

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