La documentazione è una parte importante di qualsiasi sistema di gestione della qualità ed è essenziale per dimostrare la conformità alla norma ISO 9001.

Le organizzazioni che desiderano ottenere la certificazione ISO 9001 devono disporre di un sistema di gestione della qualità documentato che soddisfi i requisiti della norma. Il sistema di gestione della qualità deve includere politiche e procedure documentate, nonché registrazioni che dimostrino la conformità ai requisiti della norma.

Per ottenere la certificazione, le organizzazioni devono presentare la propria documentazione a un organismo di certificazione per la revisione. L'organismo di certificazione valuterà la documentazione per assicurarsi che sia conforme ai requisiti della norma ISO 9001.

Anche le organizzazioni già certificate ISO 9001 possono avere bisogno di aggiornare la propria documentazione per mantenere la certificazione. Gli organismi di certificazione in genere richiedono alle organizzazioni di presentare una documentazione aggiornata su base annuale.

Le organizzazioni che non hanno ottenuto la certificazione ISO 9001 possono comunque trarre vantaggio dalla presenza di un sistema di gestione della qualità documentato. Un sistema di gestione della qualità documentato può aiutare le organizzazioni a migliorare le loro prestazioni complessive e a soddisfare meglio le esigenze dei loro clienti.

Inoltre, un sistema di gestione della qualità documentato può rendere più facile per le organizzazioni identificare e correggere i problemi che possono verificarsi nelle loro operazioni.

Quando si leggono i diversi processi di implementazione del Sistema di gestione della qualità (SGQ) ISO 9001, si nota come finiscano sempre per richiedere alla propria organizzazione di lavorare sulla documentazione.

Una buona documentazione ISO 9001 deve essere concisa e di facile comprensione. Per raggiungere questo obiettivo, QSE Academy ha preparato un elenco dei requisiti della documentazione e di come svilupparla in modo completo.

Per la ISO 9001 sono richiesti alcuni documenti specifici, tra cui il manuale della qualità, la politica della qualità e le procedure. Inoltre, l'organizzazione dovrà conservare i documenti che documentano l'implementazione del sistema ISO 9001.

Il manuale della qualità è un documento di alto livello che delinea il sistema generale di gestione della qualità dell'organizzazione, comprese le politiche, le procedure e i processi che lo compongono. La politica della qualità è una dichiarazione della direzione che illustra l'impegno dell'organizzazione nei confronti della qualità. Deve essere breve, semplice e di facile comprensione. Le procedure sono le istruzioni dettagliate che descrivono le modalità di attuazione del sistema di gestione della qualità.

Le registrazioni sono importanti per documentare l'implementazione del sistema ISO 9001 e per dimostrare la conformità ai requisiti. Possono assumere diverse forme, come verbali di riunioni, piani di qualità, rapporti di audit e carte di controllo.

Sebbene siano richiesti solo alcuni documenti specifici per la ISO 9001, la vostra organizzazione potrebbe aver bisogno di sviluppare ulteriore documentazione per implementare pienamente il sistema di gestione della qualità. Ad esempio, potrebbero essere necessarie istruzioni di lavoro o moduli per documentare le fasi dettagliate delle procedure. L'importante è che tutta la documentazione necessaria per l'implementazione e il mantenimento del sistema di gestione della qualità sia disponibile.