Implementare la ISO/IEC 17021 2015 nella propria organizzazione

Guardare in faccia una norma complessa come la ISO/IEC 17021:2015 può sembrare scoraggiante all'inizio. Questo standard stabilisce i requisiti per le organizzazioni che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione. È un indicatore di qualità e affidabilità, fondamentale per le organizzazioni che operano nel settore della certificazione. Ecco come incanalare questa sfida in un percorso strutturato per il successo della vostra organizzazione.

Prima di cambiare marcia, è fondamentale comprendere l'essenza della norma ISO/IEC 17021:2015. Lo standard garantisce che gli organismi di certificazione operino in modo competente, coerente e imparziale. La sua adozione può aumentare l'autorità e la fiducia della vostra organizzazione all'interno del settore. Intraprendiamo ora un viaggio per integrare perfettamente lo standard ISO/IEC 17021:2015 nel tessuto della vostra organizzazione.

Nell'articolo che segue, illustreremo una tabella di marcia che va dal lavoro di base iniziale alla manutenzione continua dopo l'implementazione. La guida si estende alla pianificazione, allo sviluppo del sistema di gestione e all'adozione dei principi fondamentali dello standard. Ci muoveremo nel labirinto della certificazione e affronteremo le attività esternalizzate. Alla fine, dovreste essere pronti non solo ad applicare lo standard, ma anche a sostenere e migliorare l'eccellenza del vostro organismo di certificazione.

Fasi iniziali dell'implementazione

L'implementazione della norma ISO/IEC 17021:2015, che stabilisce lo standard per gli organismi di certificazione che rilasciano certificazioni di sistemi di gestione, è una decisione strategica che può migliorare le prestazioni complessive e l'integrità dei servizi di certificazione. Prima di intraprendere i passi iniziali verso l'implementazione, è fondamentale una comprensione approfondita dei suoi principi e requisiti chiave. Ciò garantisce che i servizi di certificazione siano competenti, coerenti e imparziali, in linea con l'obiettivo generale della norma ISO/IEC 17021.

La prima e fondamentale azione nel percorso di implementazione è la Gap Analysis. Si tratta di una valutazione dettagliata delle pratiche attuali di un'organizzazione in relazione ai requisiti stabiliti dalla norma ISO/IEC 17021:2015. L'analisi dei gap aiuta a evidenziare le aree che necessitano di miglioramenti, che possono poi essere affrontate metodicamente.

Di conseguenza, la creazione di un team di implementazione dedicato è indispensabile per il successo dell'applicazione della ISO/IEC 17021:2015. Il team dovrebbe essere composto da persone esperte di sistemi di gestione, compresa l'alta direzione, per garantire che vengano fornite le risorse e il supporto necessari. Inoltre, la definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità del team faciliterà un processo regolare ed efficiente.

L'implementazione della ISO/IEC 17021:2015 richiede una preparazione e un'esecuzione diligenti, poiché lo standard influisce su vari aspetti del processo di certificazione, dai requisiti di documentazione alle decisioni di certificazione. La creazione di un piano strutturato, guidato dal rapporto Initial Gap Analysis, garantisce che ogni azione richiesta venga intrapresa in modo ponderato, avvicinando l'organizzazione al conseguimento dell'accreditamento per le sue attività di certificazione.

Compito	Membro/i del team responsabile/i
Analisi delle lacune	Lead Auditor, Responsabile Qualità
Creazione di un team di implementazione	CEO, Responsabile Qualità

Mantenendo la concisione e la chiarezza, l'organizzazione può intraprendere il viaggio di implementazione con fiducia, culminando in una serie di benefici nel campo della qualità.

Pianificazione dell'implementazione

Pianificare l'implementazione della ISO/IEC 17021:2015 è un passo fondamentale per gli Organismi di Certificazione (OdC) che intendono condurre la certificazione di vari sistemi di gestione. Questi sistemi possono includere, ma non solo, sistemi di gestione della qualità, dell'ambiente o della sicurezza alimentare. Quando un OdC si prepara al processo di accreditamento, la definizione di obiettivi e traguardi chiari è fondamentale per garantire competenza tecnica e servizi di certificazione efficaci.

Il viaggio inizia con lo sviluppo di un piano di implementazione dettagliato che evidenzia le tappe fondamentali della tempistica. In questo modo si assicura che tutte le attività siano in linea con gli obiettivi generali e che l'OdC possa monitorare i progressi durante il processo di certificazione.

L'allocazione delle risorse è un altro aspetto significativo della fase di pianificazione, in cui l'OdC deve identificare le risorse necessarie, come il personale qualificato, il sostegno finanziario e il supporto tecnologico. Altrettanto cruciale è garantire che queste risorse siano disponibili e adeguatamente allocate per facilitare un processo di accreditamento senza intoppi e le successive attività di certificazione.

I programmi di formazione e di sensibilizzazione sono essenziali; essi forniscono al personale la necessaria comprensione degli standard ISO/IEC 17021:2015 e fanno riconoscere i vantaggi della loro osservanza. Questi programmi non coprono solo i requisiti generici, ma sottolineano anche l'importanza del mantenimento dei requisiti del sistema di gestione nella certificazione di diversi tipi di sistemi di gestione.

È indispensabile un approccio strutturato e conciso alla pianificazione, che alla fine porterà all'accreditamento ISO/IEC 17021-1.

Pietra miliare	Obiettivo	Obiettivo di completamento
Revisione iniziale	Analisi delle lacune	Mese 1-2
Risorse	Assegnazione delle attività	Mese 3
Formazione	Disponibilità del personale	Mese 4-5
Audit simulato	Convalida del processo	Mese 6
Revisione finale	Controllo della documentazione	Mese 7
Applicare	Accreditamento	Mese 8

In sintesi, una pianificazione meticolosa della fase di implementazione è fondamentale per diventare un organismo di certificazione dei sistemi di gestione affidabile nel campo della qualità e non solo. Si tratta di un processo strategico che comprende la definizione degli obiettivi, l'allocazione delle risorse e il potenziamento delle capacità del personale, il tutto rispettando i tempi e il budget.

Sviluppo del sistema di gestione

Lo sviluppo di un solido sistema di gestione è un requisito fondamentale per le organizzazioni che desiderano ottenere la certificazione secondo la norma ISO/IEC 17021:2015, che stabilisce i criteri per gli organismi di certificazione che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione. Quando si stabilisce questo quadro, l'organizzazione deve iniziare a creare la documentazione necessaria. Ciò include la stesura di politiche, procedure e manuali adatti alle sue esigenze operative. Ogni documento deve essere scritto e strutturato in modo chiaro, assicurando che il sistema sia coerente e facilmente comprensibile da tutti i dipendenti coinvolti nelle attività di certificazione.

La documentazione non deve esistere nel vuoto. Un sistema di gestione efficace prevede procedure meticolose di controllo dei documenti, per garantire che tutti i record siano accurati, aggiornati e protetti da accessi non autorizzati o perdite. Ciò si estende al mantenimento di un sistema di registrazione completo che sia in grado di resistere all'esame di audit interni ed esterni.

La comunicazione è il collante che tiene insieme il sistema di gestione. Le organizzazioni devono implementare strategie di comunicazione efficienti che facilitino il flusso di informazioni. Aggiornamenti regolari e una chiara catena di comunicazione assicurano che tutti i membri del personale siano informati e abbiano la possibilità di partecipare allo sviluppo e all'esecuzione del sistema.

Le organizzazioni che si orientano verso lo standard ISO/IEC 17021 devono prestare particolare attenzione a queste aree, in quanto sono alla base della preparazione alla certificazione e, in ultima analisi, sostengono il successo del processo di certificazione. Aderendo a queste fasi, le aziende non solo soddisfano i requisiti, ma tracciano anche un percorso verso il miglioramento continuo e la competenza tecnica.

Componente chiave	Descrizione
Documentare il sistema di gestione	Creazione di politiche, procedure e manuali chiari e coerenti.
Controllo di documenti e registrazioni	Sviluppare procedure per gestire i documenti e mantenere registri sicuri e accurati.
Comunicazione interna	Implementare strategie per un flusso di informazioni efficace, per la sensibilizzazione e il coinvolgimento del personale.

Questa tabella riassume le fasi cruciali dello sviluppo di un sistema di gestione in linea con lo standard ISO/IEC 17021:2015.

Attuazione dei principi chiave

Garantire l'imparzialità è fondamentale nell'implementazione della ISO/IEC 17021:2015. Gli organismi di certificazione devono intraprendere azioni decisive per eliminare i conflitti di interesse e sostenere la credibilità dei loro servizi di certificazione. Una strategia efficace consiste nell'istituire comitati per l'imparzialità incaricati di applicare protocolli chiari che salvaguardino le operazioni imparziali.

Una tabella per illustrare gli aspetti chiave:

Principio	Azioni	Strumenti e meccanismi
Garantire l'imparzialità	Controlli sul conflitto di interessi	Comitati di imparzialità, protocolli di trasparenza
Costruire la competenza	Selezione di personale qualificato, formazione	Programmi di sviluppo professionale, criteri di competenza
Mantenere la responsabilità e il senso di responsabilità	Chiarimento dei ruoli, attuazione di misure di responsabilità	Descrizioni delle mansioni, valutazioni delle prestazioni

Anche la costruzione di competenze all'interno dell'organismo di certificazione è essenziale. Ciò significa scegliere meticolosamente il personale in base a criteri rigorosi e fornirgli una formazione approfondita. È inoltre fondamentale garantire che il processo di sviluppo professionale sia continuo, consentendo ai team di audit di rimanere aggiornati sugli standard e sulle pratiche nel campo della qualità.

La responsabilità e il senso di responsabilità devono essere chiaramente delineati all'interno dell'organizzazione. Ciò comporta non solo la definizione di ruoli e responsabilità specifici per tutti coloro che partecipano al processo di certificazione, ma anche la creazione di solidi meccanismi di responsabilità. Questi controlli e contrappesi assicurano che ogni fase, dalla preparazione dei documenti alle decisioni di certificazione, sia svolta con competenza tecnica e in conformità ai requisiti della norma ISO/IEC 17021:2015.

Infine, è importante ricordare che le prestazioni dell'organismo di certificazione sono sottoposte a un controllo continuo. Il processo di accreditamento richiede il mantenimento di elevati standard di gestione della qualità in tutte le attività di certificazione. La certificazione dei sistemi di gestione deve riflettere questo impegno verso l'eccellenza e la conformità a tutti i requisiti della norma, compresa la preparazione di formati di campioni appropriati e delle liste di controllo necessarie per l'esecuzione di audit interni efficaci.

Tenendo a mente questi principi chiave, gli organismi di certificazione possono destreggiarsi tra le complessità della ISO/IEC 17021:2015 e fornire certificazioni di sistemi di gestione affidabili e di alta qualità, assicurando che il loro servizio soddisfi le complesse esigenze dei clienti.

Implementazione del processo di certificazione

L'implementazione del processo di certificazione ai sensi della norma ISO/IEC 17021:2015 comporta una pianificazione e un'esecuzione meticolose per garantire che gli organismi di certificazione aderiscano agli standard rigorosi necessari per certificare i sistemi di gestione. Ecco come si svolge il processo:

Revisione della domanda e del contratto

Gestione delle richieste iniziali e delle domande: I potenziali clienti si rivolgono agli organismi di certificazione per esprimere il loro interesse a ottenere la certificazione. Gli organismi di certificazione devono rispondere in modo appropriato e guidare i richiedenti attraverso i passi successivi.

Revisione e approvazione dei contratti: Una volta stabilito il contatto iniziale, una revisione dei requisiti e del contratto proposto assicura che entrambe le parti comprendano gli obblighi e la portata della certificazione.

Pianificazione ed esecuzione dell'audit

Sviluppo di piani di audit dettagliati: Un piano di audit ben strutturato è fondamentale. Esso delinea l'ambito dell'audit, i criteri, il calendario e i ruoli dei membri del team di audit.

Conduzione di audit in loco e raccolta di prove: Il team di audit visita il sito del cliente per raccogliere prove, valutare la conformità e l'implementazione dei sistemi di gestione rispetto agli standard specificati.

Decisione di certificazione-Fare

Criteri e processi per prendere decisioni sulla certificazione: Gli organismi di certificazione prendono decisioni basate sulle prove raccolte durante l'audit. La decisione deve essere imparziale e riflettere la competenza dell'organizzazione nel rispettare gli standard.

Garantire imparzialità e competenza nel processo decisionale: L'integrità del processo di certificazione si basa su un giudizio obiettivo e competente. Gli organismi di certificazione adottano misure per salvaguardare l'imparzialità e impiegano decisori competenti.

Processo di certificaziones Passo	Punti chiave dell'azione
Contatto iniziale	Gestire le richieste, le domande e la diffusione delle informazioni.
Revisione del contratto	Esame del contratto, chiarimento dei termini, finalizzazione dell'ambito di applicazione
Pianificazione dell'audit	Formulazione di un piano di audit dettagliato, selezione del team, impostazione della logistica
Esecuzione dell'audit	Esecuzione di audit in loco, raccolta di prove, controllo della conformità.
Processo decisionale	Analizzare i risultati degli audit, prendere decisioni di certificazione imparziali.

Questo approccio strutturato, richiesto dalla norma ISO/IEC 17021:2015, garantisce una valutazione uniforme dei rischi e aumenta la fiducia nei risultati della certificazione per tutti i tipi di sistemi di gestione.

Manutenzione del sistema di gestione

Il mantenimento di un sistema di gestione è un processo continuo che assicura il miglioramento continuo e la conformità allo standard ISO/IEC 17021. Questa parte della norma si concentra sul modo in cui gli organismi di certificazione devono non solo eseguire l'audit, ma anche mantenere i sistemi di gestione che certificano. Ecco gli elementi essenziali per un'efficace manutenzione del sistema di gestione:

Audit internos:

Parte integrante del mantenimento di un sistema di gestione è la conduzione di audit interni. Questi dovrebbero essere pianificati ed eseguiti regolarmente per identificare in modo proattivo eventuali aree di non conformità o di potenziale miglioramento. Questo approccio proattivo aiuta le organizzazioni a prevenire i problemi e a mantenere la conformità.

Pianificazione: Stabilire un calendario e un ambito per gli audit.

Conduzione: Esecuzione degli audit come previsto.

Affrontare le non conformità: Gestire tempestivamente eventuali discrepanze riscontrate.

Attuazione delle azioni correttive: Garantire la risoluzione dei problemi per evitare che si ripetano.

Recensioni sulla gestione:

I riesami periodici della gestione sono fondamentali per valutare l'efficacia del sistema di gestione. Questi riesami servono come sessioni strategiche per analizzare i dati, valutare le prestazioni e identificare le opportunità di miglioramento.

Riunioni regolari: Programmazione di sessioni di revisione periodica.

Analisi delle prestazioni: Esame dei risultati delle verifiche, del feedback dei clienti e delle metriche di processo.

Identificazione dei miglioramenti: Discutere i modi per ottimizzare i processi e risolvere i problemi.

Miglioramento continuo:

Principio cardine delle norme ISO, il miglioramento continuo implica uno sforzo costante per migliorare il sistema di gestione. Comprende le seguenti azioni:

Strategie: Sviluppo di piani per iniziative di miglioramento.

Monitoraggio e misurazione: Utilizzo di indicatori di prestazione chiave per monitorare i progressi.

Valutazione delle prestazioni: Analizzare l'efficacia dei cambiamenti implementati.

Per accompagnare queste azioni, è essenziale che un'organizzazione crei e conservi una documentazione accurata, si conformi alle procedure stabilite e si assicuri che il suo team abbia le competenze e le risorse necessarie per sostenere un solido sistema di gestione.

In conclusione, il mantenimento di un sistema di gestione è un approccio dinamico e sistematico per garantire l'eccellenza delle prestazioni organizzative e l'aderenza alla norma ISO/IEC 17021:2015. Attraverso audit interni, riesami della direzione e attività di miglioramento continuo, un'organizzazione può dimostrare il suo impegno per la qualità e la sua capacità di fornire servizi di certificazione ai massimi livelli.

Gestione di reclami e ricorsi

L'implementazione della norma ISO/IEC 17021:2015 richiede lo sviluppo di solidi sistemi di "Gestione dei reclami e dei ricorsi" per mantenere la trasparenza, l'equità e la credibilità delle attività di certificazione dei sistemi di gestione. Gli Organismi di Certificazione (OdC) devono stabilire procedure documentate per gestire e risolvere efficacemente i reclami relativi alle loro certificazioni e i ricorsi contro le loro decisioni.

Processo di reclamo:

Gli OdC hanno la responsabilità di istituire procedure chiare e accessibili che consentano la presentazione di reclami. Devono garantire che i reclami vengano accolti tempestivamente e indagati in modo approfondito. Il processo deve essere abbastanza trasparente da creare fiducia tra le parti interessate e mantenere l'integrità dell'organismo di certificazione.

Processo di appello:

Per quanto riguarda gli appelli contro le decisioni di certificazione, gli OdC devono fornire ai ricorrenti una via per contestare le decisioni che ritengono ingiuste. I ricorsi devono essere esaminati da persone indipendenti dalle attività di certificazione per evitare conflitti di interesse. La decisione in merito all'appello deve essere presa da un individuo o da un gruppo che non sia stato coinvolto nella decisione originale, garantendo una revisione imparziale.

Elementi chiave del processo di reclamo e ricorso:

Ricevuta e conferma: Conferma immediata dei reclami e dei ricorsi ricevuti.

Valutazione: Una valutazione approfondita per comprendere la validità e le implicazioni.

Revisione e processo decisionale: Un esame imparziale seguito da un processo decisionale.

Comunicazione: Comunicazione tempestiva e trasparente della decisione al reclamante/ricorrente.

Tenuta dei registri: Mantenere una documentazione dettagliata del reclamo/appello, del processo di revisione e dell'esito.

Seguendo lo standard ISO/IEC 17021:2015, gli OdC assicurano un approccio affidabile e coerente alla gestione dei reclami e dei ricorsi, dimostrando il loro impegno per la qualità e il miglioramento continuo dei servizi di certificazione.

Gestione delle attività in outsourcing

Nell'ambito della norma ISO/IEC 17021:2015, che delinea i requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione, la gestione delle attività esternalizzate è fondamentale per mantenere l'integrità e la qualità dei servizi di certificazione. Gli organismi di certificazione spesso esternalizzano compiti specifici a causa della natura specializzata di alcune attività di certificazione, ma devono farlo senza compromettere la qualità e il rigore del loro lavoro.

Per gestire efficacemente le attività esternalizzate, gli organismi di certificazione devono innanzitutto identificare quali funzioni possono essere esternalizzate. Questa determinazione deve basarsi sulla capacità dell'organizzazione di supervisionare questi compiti e sul potenziale impatto sull'integrità del processo di certificazione.

Una volta esternalizzata, l'attenzione deve essere costantemente rivolta al mantenimento della qualità e della competenza. L'organismo di certificazione ha la responsabilità di garantire che qualsiasi entità esternalizzata - sia essa un individuo o un'organizzazione - operi secondo gli stessi standard di competenza tecnica e condotta professionale attesi dall'organismo di certificazione stesso.

Il monitoraggio e la valutazione costituiscono la spina dorsale di una gestione efficace delle attività esternalizzate. Un monitoraggio regolare assicura che i servizi esternalizzati siano conformi agli standard e ai criteri concordati. Gli organismi di certificazione devono stabilire un processo di valutazione sistematico, misurando le prestazioni e la conformità ai requisiti contrattuali e di certificazione.

In sintesi, l'esternalizzazione può essere una decisione strategica per migliorare le capacità e la portata, ma comporta un ulteriore livello di responsabilità di supervisione. Gli organismi di certificazione devono essere diligenti nel selezionare partner qualificati, definire chiaramente le aspettative e valutare istituzionalmente i compiti esternalizzati come se fossero i propri, mantenendo la prestigiosa fiducia associata alle certificazioni ISO.

Criteri per l'esternalizzazione	Strategia
Identificazione delle attività	Determinare le funzioni adatte all'outsourcing in base alla capacità e all'impatto sull'integrità della certificazione.
Garantire qualità e competenza	Selezione di enti che soddisfano gli standard richiesti; definizione di aspettative chiare.
Monitoraggio e valutazione	Valutazioni periodiche per garantire l'aderenza e la conformità; revisioni sistematiche delle prestazioni.

Conclusione

In conclusione, la norma ISO/IEC 17021:2015 stabilisce il gold standard per le organizzazioni che forniscono la certificazione dei sistemi di gestione. È stata concepita per garantire che questi organismi di certificazione operino in modo coerente e affidabile, mantenendo la competenza tecnica e il giudizio professionale nel processo di certificazione. L'adesione alla norma ISO/IEC 17021 non solo migliora la qualità e l'affidabilità delle certificazioni offerte, ma rafforza anche la fiducia delle aziende, delle parti interessate e del pubblico nelle certificazioni concesse. Gli organismi di certificazione devono sottoporsi a un rigoroso processo di accreditamento, dimostrando la loro capacità di valutare in modo imparziale e competente i sistemi di gestione rispetto agli standard specificati. Lo standard definisce, tra l'altro, i requisiti per la struttura dell'organismo di certificazione, la conduzione degli audit e la competenza dei team di audit.

Le organizzazioni che cercano di certificare i propri sistemi di gestione, siano essi incentrati sulla qualità, sulla gestione ambientale o su qualsiasi altro settore della qualità, sono incoraggiate a lavorare con organismi di certificazione conformi alla norma ISO/IEC 17021:2015. In questo modo, assicurano la validità e il riconoscimento della loro certificazione, sostenendo in ultima analisi il loro impegno verso l'eccellenza e il miglioramento continuo.

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