Documentazione ISO/IEC 17021:2015: Una guida passo-passo

La garanzia della competenza degli organismi di audit e certificazione di tutto il mondo si basa su un quadro di riferimento fondamentale: ISO/IEC 17021:2015. Prima che un'organizzazione possa considerarsi un'entità affidabile per la conduzione di certificazioni di sistemi di gestione, deve comprendere le complessità della documentazione ISO/IEC 17021:2015. Questo documento guida non solo dimostra l'impegno di un'organizzazione per la qualità e l'efficienza, ma ne rafforza anche la credibilità in un contesto internazionale. Intraprendete un viaggio approfondito per decodificare i requisiti della documentazione ISO/IEC 17021:2015 e percorrere il cammino verso la conformità attraverso una guida completa passo dopo passo.

In qualità di consulenti per la gestione della qualità con una vasta esperienza nell'implementazione degli standard ISO, ci siamo resi conto che navigare tra le complessità della documentazione ISO/IEC 17021:2015 può sembrare all'inizio opprimente. Quando abbiamo iniziato a guidare i clienti attraverso questi requisiti, una delle sfide più comuni che abbiamo affrontato è stata quella di allineare le pratiche di gestione esistenti con i requisiti strutturati dello standard. Attraverso prove, adattamenti e applicazioni pratiche in diverse organizzazioni, abbiamo sviluppato un approccio graduale che non solo semplifica il processo, ma affronta anche gli ostacoli del mondo reale, come le limitazioni di risorse e i vincoli temporali. Questa guida condivide queste intuizioni pratiche, basate su anni di lavoro diretto sul campo, aiutando i clienti a raggiungere la conformità senza compromettere l'efficienza. Condividendo questo percorso e le lezioni apprese, ci proponiamo di demistificare la ISO 17021:2015, rendendola più accessibile e praticabile per chi si trova ad affrontare sfide simili.

Introduzione alla documentazione ISO/IEC 17021:2015

La norma ISO/IEC 17021:2015 stabilisce gli standard per gli organismi di certificazione che eseguono audit e certificano sistemi di gestione, garantendo che operino in modo competente, coerente e imparziale. Questo documento stabilisce i criteri per le organizzazioni che forniscono servizi di valutazione della conformità di terza parte, migliorando in ultima analisi l'integrità del processo di certificazione per vari tipi di sistemi di gestione.

Questi tipi di sistemi di gestione vanno dai Sistemi di Gestione della Qualità (SGQ) ai Sistemi di Gestione Ambientale (SGA), tra gli altri, e riguardano diversi ambiti della qualità.

La documentazione svolge un ruolo cruciale nel processo di certificazione delineato dalla norma ISO/IEC 17021:2015. Garantisce che gli Organismi di Certificazione (OdC) soddisfino i necessari requisiti generici di competenza e sostiene la credibilità e il rigore delle decisioni di certificazione prese.

In questo articolo approfondiamo cosa comprende la documentazione ISO/IEC 17021:2015, la necessità per gli Organismi di Accreditamento e gli Organismi di Certificazione di mantenere tale documentazione e le ragioni fondamentali che ne sostengono la criticità. I lettori comprenderanno meglio l'importanza di mantenere una documentazione completa e conforme, essenziale per l'integrità e il riconoscimento della certificazione rilasciata.

Esplorando gli elementi fondamentali, le procedure obbligatorie e la matrice di conformità, i lettori impareranno come una corretta documentazione sia alla base dell'affidabilità e dell'efficacia della certificazione del sistema di gestione, garantendo così valore e fiducia nei prodotti e nei servizi di qualità che ne derivano, sia per l'organizzazione certificata che per i suoi clienti.

Comprendere l'ISO/IEC 17021:2015 Requisiti della documentazione

La norma ISO/IEC 17021:2015 stabilisce i criteri per le organizzazioni che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione, garantendo che gli Organismi di Certificazione (OdC) operino con competenza e coerenza. La chiave di tutto ciò è una documentazione completa, che costituisce la spina dorsale di processi di certificazione efficaci e credibili.

La documentazione richiesta dalla norma ISO/IEC 17021:2015 comprende diverse categorie. Ci sono le politiche, che definiscono i principi che guidano le operazioni e il processo decisionale dell'OdC. Le procedure, poi, descrivono in dettaglio le fasi di svolgimento delle attività di certificazione, dagli audit alle decisioni di certificazione. Le registrazioni, un altro tipo di documentazione, forniscono prove di eventi o azioni reali, sottolineando la responsabilità e la tracciabilità.

Una documentazione adeguata ha molteplici funzioni. Aumenta la trasparenza, in quanto gli stakeholder possono comprendere le basi dei risultati della certificazione. Inoltre, garantisce che gli OdC mantengano la coerenza nelle loro decisioni di certificazione. Questa infrastruttura di documentazione completa semplifica anche il processo di audit e revisione, poiché le liste di controllo degli auditor possono fare riferimento direttamente alle procedure e ai registri stabiliti.

In sintesi, la norma ISO/IEC 17021:2016 prevede che gli OdC mantengano la seguente documentazione:

• Politiche: Articolare i principi organizzativi.

• Procedure: Definizione dei passaggi per le attività di certificazione.

• Registrazioni: Registrazione di prove concrete delle attività.

L'aderenza a questi requisiti di documentazione migliora la qualità del servizio dell'organismo di certificazione e ne sostiene la competenza tecnica, aspetti chiave esaminati dagli enti di accreditamento. I sistemi di gestione della qualità prosperano quando sono sostenuti da una documentazione precisa, accessibile e ben curata, che è fondamentale per l'attività di valutazione della conformità da parte di terzi.

Fasi iniziali della documentazione

Quando si intraprende il percorso verso la certificazione ISO/IEC 17021:2015, le fasi iniziali della documentazione sono cruciali. Le organizzazioni devono innanzitutto condurre un audit completo della documentazione. Questo processo comporta un esame approfondito di tutta la documentazione esistente per determinarne lo stato attuale rispetto ai requisiti della norma. È essenziale identificare eventuali discrepanze o inadeguatezze che devono essere affrontate.

Dopo l'audit, è necessario istituire un team di documentazione, composto da vari settori della qualità all'interno dell'organizzazione. Questo gruppo ha il compito di guidare il processo di documentazione. I suoi membri devono includere personale chiave che abbia una profonda conoscenza dei sistemi di gestione dell'organizzazione, nonché le parti interessate responsabili della competenza tecnica.

Il passo successivo è la creazione di un Piano di documentazione. Questo richiede che il team delinei obiettivi specifici e stabilisca traguardi chiari che siano in linea con i requisiti standard dei sistemi di gestione. Il piano deve includere una tempistica realistica che illustri le tappe fondamentali per lo sviluppo e l'implementazione delle procedure obbligatorie e degli altri documenti necessari, come le procedure operative standard, le liste di controllo per gli audit e le valutazioni dei rischi.

L'implementazione di queste procedure di documentazione iniziale assicura che l'organizzazione sia ben preparata per il successivo processo di certificazione. Serve a semplificare i requisiti di valutazione della conformità e aiuta gli organismi di certificazione a prendere decisioni consapevoli in materia di certificazione. Inoltre, questa base documentale contribuisce all'obiettivo generale dell'organizzazione di fornire prodotti e servizi di qualità, massimizzando il valore per i clienti.

Creazione di politiche essenziali per la ISO/IEC 17021:2015

Gli organismi di certificazione devono stabilire politiche cruciali per garantire l'aderenza agli standard ISO/IEC 17021:2015, che dettano i requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione. Queste politiche sono fondamentali per mantenere l'integrità e la professionalità delle attività di certificazione.

Politica di imparzialità

Una politica fondamentale è la Politica di imparzialità. Gli organismi di certificazione devono garantire una completa imparzialità nelle loro operazioni di certificazione. Questo elemento critico riflette l'impegno verso attività di valutazione della conformità obiettive ed eque da parte di terzi. Gli elementi chiave da considerare in una politica di imparzialità includono:

• Meccanismi di gestione dei conflitti di interesse

• Procedure per garantire l'obiettività delle decisioni di certificazione

Politica di riservatezza

Un'altra politica fondamentale riguarda la riservatezza. Agli organismi di certificazione sono affidate informazioni sensibili dei clienti che devono essere protette in modo rigoroso. La politica di riservatezza deve delineare:

• Protocolli per la salvaguardia dei dati dei clienti

• Responsabilità e accordi dei dipendenti per prevenire la condivisione non autorizzata dei dati.

Politica dei reclami e dei ricorsi

La trasparenza e l'equità sono fondamentali nella gestione dei reclami e dei ricorsi. È necessario stabilire una politica solida per:

• Offrire canali chiari per la registrazione di reclami o appelli.

• Avere un processo definito per una revisione e una risoluzione imparziale

• Garantire una comunicazione tempestiva e appropriata alle parti interessate.

Politica della qualità

Infine, una politica della qualità completa dimostra l'impegno dell'azienda nei confronti della qualità nell'esecuzione dei processi di certificazione. Tale politica si concentra su:

• Impegno a rispettare gli standard ISO/IEC 17021:2015

• Strategie per il miglioramento continuo

• Obiettivi di soddisfazione del cliente e di miglioramento della qualità

L'implementazione di queste politiche aiuta gli enti di certificazione ad allinearsi alla norma ISO/IEC 17021:2015, favorendo la fiducia delle parti interessate nella qualità e nella validità dei risultati della certificazione. Queste politiche servono come base per fornire prodotti di qualità, garantire la competenza tecnica e sostenere un sistema di gestione della qualità che sia in linea con le migliori pratiche del settore.

Per garantire la conformità e l'efficienza operativa, gli organismi possono incorporare, accanto a questi mandati, formati di campioni, procedure operative standard e liste di controllo di audit personalizzate per le loro esigenze specifiche. Questo approccio olistico garantisce un processo di certificazione solido e rapido, offrendo valore e garanzia ai clienti e ai mercati.

Sviluppo di procedure

La norma ISO/IEC 17021-2015 stabilisce gli standard per le organizzazioni che eseguono la certificazione dei sistemi di gestione, garantendo che i loro servizi soddisfino i parametri globali di competenza e affidabilità. Il fulcro di questi requisiti è lo sviluppo di procedure meticolose che regolano tutte le attività di certificazione. Quattro procedure fondamentali sono di primaria importanza nel contesto delle attività di valutazione della conformità da parte di terzi:

1. Procedura di controllo dei documenti: Questa procedura è la spina dorsale della certificazione del sistema di gestione. Delinea il processo di generazione, approvazione e revisione dei documenti. Ciò assicura non solo la coerenza e l'integrità della documentazione, ma anche la sua pronta disponibilità e accessibilità alle parti interessate. Un adeguato controllo dei documenti è fondamentale per mantenere la tracciabilità e la credibilità del processo di certificazione.

1. Procedura di audit: Componente essenziale delle attività di certificazione, la procedura di audit prevede un approccio strutturato alla pianificazione e alla conduzione degli audit. Inoltre, riguarda il modo in cui i risultati dell'audit e le azioni successive devono essere accuratamente documentati. Una procedura di audit efficace è fondamentale per la competenza tecnica e la trasparenza dell'organismo di certificazione.

1. Decisione di certificazione Procedura: La norma ISO/IEC 17021-2015 prescrive un protocollo per prendere e documentare le decisioni di certificazione. Questa procedura è fondamentale per garantire che tali decisioni siano basate su prove ottenute secondo i requisiti della norma e che l'imparzialità e la competenza siano applicate in modo coerente.

1. Procedura di reclamo e ricorso: Gli organismi di certificazione devono disporre di un solido meccanismo per ricevere, esaminare e risolvere i reclami e i ricorsi. Questa procedura deve essere equa, trasparente e adeguatamente documentata per promuovere la fiducia tra le parti interessate e consentire il miglioramento continuo delle pratiche di certificazione.

Ciascuna di queste procedure deve essere sviluppata con precisione per soddisfare i requisiti di valutazione della conformità. Nel complesso, esse fungono da bussola per gli organismi di certificazione, guidando le loro operazioni e assicurando che il processo di certificazione sia condotto in modo sistematico e riflettente i più elevati standard di qualità.

Procedura di base	Obiettivo	Importanza
Procedura di controllo dei documenti	Gestire la creazione, le revisioni e le approvazioni dei documenti; mantenere la coerenza e l'accesso.	Assicura la tracciabilità e la credibilità della certificazione
Procedura di audit	Pianificare ed eseguire gli audit; documentare i risultati e le azioni.	Garantisce competenza e trasparenza nelle valutazioni
Procedura di decisione sulla certificazione	Prendere e registrare le decisioni di certificazione; mantenere imparzialità e competenza.	Garantisce che le decisioni siano basate su prove ed equità
Procedura di reclamo e ricorso	Affrontare i reclami e i ricorsi; documentare e comunicare i risultati.	Aumenta la fiducia e consente di migliorare la qualità dei servizi di certificazione.

Attraverso lo sviluppo meticoloso di tali procedure, la norma ISO/IEC 17021-2015 mira a standardizzare il processo di certificazione dei sistemi di gestione, garantendo che gli organismi di certificazione operino con il massimo livello di competenza tecnica e integrità.

Tenuta e gestione dei registri

La conservazione e la gestione delle registrazioni costituiscono un aspetto cruciale della norma ISO/IEC 17021:2015, che stabilisce i requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione dei sistemi di gestione. Questa sezione della norma sottolinea l'importanza fondamentale di documentare metodicamente vari tipi di registrazioni, in particolare i dati di audit, i dettagli della certificazione, la documentazione sulle competenze del personale e le registrazioni relative a reclami e ricorsi.

Tipi di record

1. Registri di audit: Questi contengono tutta la documentazione pertinente acquisita durante gli audit, come le evidenze raccolte, i rapporti redatti e i registri delle non conformità.

1. Registri di certificazione: Comprendono tutto il materiale pertinente al processo di certificazione, come i moduli di richiesta, i rapporti di valutazione, le decisioni di certificazione e il documento di certificazione stesso.

1. Record di formazione e competenza: Devono essere conservate prove documentate delle qualifiche, delle competenze, della formazione e delle valutazioni del personale coinvolto nel processo di certificazione.

1. Registri dei reclami e dei ricorsi: È fondamentale conservare tutta la documentazione relativa ai reclami e al processo di appello per garantire trasparenza ed equità.

Procedure di controllo dei record

Per garantire l'integrità delle registrazioni, è necessario adottare misure di controllo rigorose:

• Assicurare che tutti i registri siano accuratamente conservati e completamente compilati.

• Salvaguardare i documenti da accessi o alterazioni non autorizzati.

• Determinare periodi di conservazione adeguati e metodi sicuri per lo smaltimento dei documenti.

Conservazione e smaltimento

Ogni categoria di documenti deve essere conservata per un periodo di tempo definito, in genere determinato da requisiti contrattuali o normativi. Una volta scaduto il periodo di conservazione, lo standard impone metodi di smaltimento sicuri per evitare che le informazioni riservate vengano compromesse.

In pratica, un formato tabellare può delineare efficacemente i periodi di conservazione per i vari tipi di documenti, come segue:

Tipo di record	Periodo minimo di conservazione
Registri di audit	X anni
Registri di certificazione	X anni
Formazione e competenza	X anni
Reclami e ricorsi	X anni

La tenuta e la gestione efficace dei registri sono fondamentali per mantenere la credibilità degli organismi di certificazione e la fiducia delle parti interessate nella validità della certificazione ISO. Consente a queste organizzazioni di dimostrare la competenza tecnica e l'aderenza ai requisiti generici nel campo della qualità, rafforzando l'accuratezza e l'affidabilità delle loro decisioni di certificazione.

Implementazione della documentazione del sistema di gestione

L'implementazione della documentazione del sistema di gestione in conformità agli standard ISO/IEC 17021:2015 è un processo strategico fondamentale per gli organismi di certificazione. Per garantire una base solida, l'organizzazione dei documenti e delle registrazioni è fondamentale. La gerarchia della documentazione inizia tipicamente con i documenti di livello più alto, come il manuale della qualità, e si estende a cascata ai documenti di livello inferiore, come le SOP, le liste di controllo degli audit e i formati dei campioni.

La comunicazione all'interno dell'organizzazione è fondamentale. Comunicare chiaramente i requisiti di documentazione al personale promuove la coerenza e previene la cattiva gestione. È fondamentale che tutto il personale comprenda il proprio ruolo nell'ambito della documentazione per mantenere la competenza tecnica richiesta dallo standard.

Ecco un esempio di gerarchia della documentazione:

1. Manuale della qualità

1. Procedure obbligatorie

1. Procedure operative standard (SOP)

1. Liste di controllo per l'audit

1. Formati di esempio

1. Registri e rapporti

I programmi di formazione e sensibilizzazione sono una parte essenziale del processo di implementazione. Attraverso sessioni di formazione regolari, i dipendenti diventano esperti nella gestione della documentazione in linea con i requisiti ISO/IEC 17021:2015. Iniziative di sensibilizzazione continue contribuiscono a rafforzare l'importanza di queste pratiche, garantendo che tutti siano aggiornati sulle procedure e sui requisiti più recenti. Questo approccio proattivo contribuisce all'efficienza e alla qualità delle attività di valutazione della conformità di terza parte, supportando in ultima analisi la presa di decisioni di certificazione informate.

Monitoraggio e revisione della documentazione

La ISO/IEC 17021-2015 è uno standard fondamentale per gli organismi di certificazione che si occupano della certificazione dei sistemi di gestione. Il monitoraggio e la revisione della documentazione costituiscono una parte essenziale del mantenimento della competenza tecnica e della garanzia dell'integrità delle attività di certificazione. Secondo questa norma, ci sono passi concreti che gli Organismi di certificazione devono intraprendere per sostenere la qualità della loro documentazione e soddisfare i requisiti di valutazione della conformità.

Audit interni: Gli Organismi di certificazione devono effettuare regolari audit interni per garantire che la loro documentazione sia in linea con i requisiti dello standard. Questi audit servono come strumento per misurare la conformità e identificare le aree di miglioramento. Durante l'audit, qualsiasi non conformità documentata deve essere affrontata tempestivamente per mitigarne l'impatto sul processo di certificazione.

Recensioni sulla gestione: L'alta direzione degli organismi di certificazione dovrebbe condurre revisioni periodiche della documentazione. Tali revisioni sono fondamentali per orientare la direzione strategica delle attività di certificazione e per promuovere il miglioramento continuo dei sistemi.

Meccanismi di feedback: L'implementazione di solidi meccanismi di feedback è un'altra componente integrante del processo di revisione della documentazione. Il feedback dei dipendenti e degli stakeholder può fornire indicazioni preziose sull'efficacia della documentazione e mettere in luce potenziali aree di miglioramento.

Il monitoraggio costante e la revisione della documentazione non solo contribuiscono alla qualità complessiva del processo di certificazione, ma rassicurano anche i clienti sul fatto che l'Organismo di Certificazione opera secondo gli standard più elevati. Queste attività riflettono l'impegno all'eccellenza e alla trasparenza nelle attività di valutazione della conformità da parte di terzi e sono fondamentali per mantenere la fiducia del mercato nei sistemi di gestione della qualità certificati.

Miglioramento continuo della documentazione

Il miglioramento continuo è un aspetto fondamentale del mantenimento della documentazione ISO/IEC 17021:2015, che si allinea ai requisiti dello standard per gli organismi di certificazione che eseguono valutazioni di conformità di terza parte. Le strategie di miglioramento prevedono la definizione di obiettivi chiari volti a migliorare il processo di documentazione, come ad esempio aumentare l'accessibilità o ridurre gli errori. È fondamentale monitorare e misurare costantemente il modo in cui la documentazione supporta le attività di certificazione, assicurando che contribuisca positivamente al processo di audit, alla valutazione del rischio e alle decisioni di certificazione. Ciò potrebbe comportare il monitoraggio di metriche quali il tempo necessario per reperire le informazioni o la frequenza degli aggiornamenti dei documenti.

Il passo successivo è l'implementazione delle modifiche appropriate, che possono comprendere la revisione delle Procedure operative standard, delle liste di controllo degli audit o della matrice di conformità. Queste modifiche non devono essere eseguite isolatamente, ma devono essere aggiornate nella documentazione e nei registri pertinenti per riflettere le pratiche più attuali. Garantire che queste revisioni siano comunicate efficacemente a tutte le parti interessate è fondamentale per il buon funzionamento e l'aderenza ai requisiti di competenza tecnica.

La ISO 17021:2015 insiste su strategie di comunicazione efficaci per garantire che le modifiche alla documentazione siano comprese e attuate dagli organismi di certificazione. Di conseguenza, i documenti di certificazione, le procedure obbligatorie e i sistemi di gestione sono mantenuti al massimo della loro efficienza, il che può portare a processi di certificazione più rapidi e potenzialmente a una maggiore soddisfazione dei clienti. È un ciclo continuo di valutazione delle prestazioni, applicazione di miglioramenti e monitoraggio dei risultati che supporta la certificazione dei sistemi di gestione e convalida la competenza tecnica e i prodotti di qualità delle organizzazioni di tutto il mondo.

Conclusione

Nell'arena della certificazione dei sistemi di gestione, una documentazione efficace è alla base dell'intero processo, e ciò fa eco alla sua pertinenza per gli organismi di certificazione che cercano di accreditarsi secondo la norma ISO/IEC 17021:2015. Poiché questi organismi si impegnano in attività critiche di valutazione della conformità da parte di terzi, la documentazione non serve solo come prova della loro competenza tecnica, ma come spina dorsale della loro integrità operativa. L'adesione a requisiti di documentazione rigorosi, tra cui le procedure obbligatorie, le liste di controllo degli audit e le valutazioni dei rischi, garantisce che il processo di certificazione non solo sia coerente, ma mantenga anche l'elevato livello di qualità necessario per le decisioni di certificazione.

I vantaggi di una solida documentazione sono molteplici: aumentano la conformità, rafforzano la credibilità e accelerano il processo di certificazione, facendo risparmiare tempo e risorse. Inoltre, tali pratiche aiutano gli organismi di certificazione ad allinearsi ai requisiti generici specificati nello standard, garantendo così che la certificazione dei sistemi di gestione venga eseguita con la massima diligenza.

Le organizzazioni che cercano di ottenere una "certificazione rapida" devono riconoscere che il valore risiede nel percorso verso il raggiungimento dei principi della qualità. L'investimento in una documentazione completa contribuisce in modo significativo a questo percorso. È un aspetto fondamentale che continua a svolgere un ruolo cardine nel mantenimento e nel miglioramento dei sistemi di gestione della qualità. Se si tiene conto della gravità di una documentazione adeguata, le organizzazioni possono fare passi da gigante, infondendo fiducia ai clienti e alle parti interessate e portando, in ultima analisi, alla fornitura di prodotti e servizi di qualità.

 

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