Como implementar a norma ISO/IEC 17021 2015 na sua organização
Como implementar a norma ISO/IEC 17021 2015 na sua organização
Olhar para o barril de uma norma complexa como a ISO/IEC 17021:2015 pode parecer assustador à primeira vista. Esta norma estabelece requisitos para organizações que fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão. É um marcador de qualidade e fiabilidade, crucial para as organizações no negócio da certificação. Eis como canalizar este desafio para um caminho estruturado para o sucesso da sua organização.
Antes de mudar de velocidade, é fundamental compreender a essência da norma ISO/IEC 17021:2015. A norma garante que os organismos de certificação operam de forma competente, consistente e imparcial. A sua adoção pode elevar a autoridade e a confiança da sua organização no sector. Agora, vamos embarcar numa viagem para integrar perfeitamente a norma ISO/IEC 17021:2015 no tecido da sua organização.
No artigo que se segue, iremos delinear um roteiro desde o trabalho de base inicial até à manutenção contínua pós-implementação. As orientações abrangerão o planeamento, o desenvolvimento do seu sistema de gestão e a adoção dos princípios fundamentais da norma. Navegaremos pelo labirinto da certificação e abordaremos as actividades subcontratadas. No final, deverá estar preparado não só para aplicar a norma, mas também para manter e melhorar a excelência do seu organismo de certificação.
Etapas iniciais da implementação
A implementação da norma ISO/IEC 17021:2015, que define o padrão para os organismos de certificação que emitem certificações de sistemas de gestão, é uma decisão estratégica que pode melhorar o desempenho geral e a integridade dos serviços de certificação. Antes de dar os passos iniciais para a implementação, é crucial uma compreensão completa dos seus princípios e requisitos fundamentais. Isto garante que os serviços de certificação são competentes, consistentes e imparciais, alinhando-se com o objetivo global da ISO/IEC 17021.
A primeira e fundamental ação no percurso de implementação é uma Análise de Lacunas. Isto envolve uma avaliação detalhada das práticas actuais de uma organização em relação aos requisitos estipulados na ISO/IEC 17021:2015. A análise de lacunas ajuda a destacar as áreas que precisam de ser melhoradas, que podem então ser abordadas metodicamente.
Posteriormente, a criação de uma equipa de implementação dedicada é imperativa para uma aplicação bem-sucedida da norma ISO/IEC 17021:2015. A equipa deve ser composta por indivíduos bem versados em tipos de sistemas de gestão, incluindo a gestão de topo, para garantir que são fornecidos os recursos e o apoio necessários. Além disso, a definição clara das funções e responsabilidades da equipa facilitará um processo suave e eficiente.
A implementação da ISO/IEC 17021:2015 requer uma preparação e execução diligentes, uma vez que a norma afecta várias facetas do processo de certificação - desde os requisitos de documentação até à tomada de decisões de certificação. A criação de um plano estruturado, orientado pelo relatório de Análise de lacunas inicial, garante que todas as acções necessárias sejam tomadas cuidadosamente, aproximando a organização da obtenção da acreditação para as suas actividades de certificação.
| Tarefa | Membro(s) responsável(eis) da equipa |
| Análise de lacunas | Auditor Principal, Gestor de Qualidade |
| Criação da equipa de implementação | Diretor Executivo, Gestor de Qualidade |
Ao manter a concisão e a clareza, a organização pode embarcar na jornada de implementação com confiança, culminando numa acumulação de benefícios no domínio da qualidade.
Planeamento da implementação
O planeamento da implementação da norma ISO/IEC 17021:2015 é um passo fundamental para os Organismos de Certificação (OC) que pretendem realizar a certificação de vários sistemas de gestão. Estes sistemas podem incluir, mas não estão limitados a, sistemas de gestão de qualidade, ambientais ou de segurança alimentar. À medida que um OC se prepara para o processo de acreditação, a definição de objectivos e metas claros é fundamental para garantir competência técnica e serviços de certificação eficazes.
A jornada começa com o desenvolvimento de um plano de implementação detalhado que destaca os principais marcos do cronograma. Isto assegura que todas as actividades estão alinhadas com os objectivos globais e que o OC pode monitorizar o progresso ao longo do processo de certificação.
A atribuição de recursos é outro aspeto significativo da fase de planeamento, onde o OC deve identificar os recursos necessários, tais como pessoal qualificado, apoio financeiro e apoio tecnológico. Igualmente crucial é garantir que esses recursos estejam disponíveis e adequadamente alocados para facilitar o processo de acreditação e as actividades de certificação subsequentes.
Os programas de formação e sensibilização são essenciais; eles equipam o pessoal com a compreensão necessária das normas ISO/IEC 17021:2015 e incutem o reconhecimento dos benefícios da adesão. Estes programas não só abrangem os requisitos genéricos, como também realçam a importância de manter os requisitos do sistema de gestão na certificação de diferentes tipos de sistemas de gestão.
É indispensável uma abordagem de planeamento estruturada e concisa, que acabará por conduzir a uma acreditação ISO/IEC 17021-1 bem sucedida.
| Marco histórico | Objectivo | Objetivo de conclusão |
| Revisão inicial | Análise de lacunas | Mês 1-2 |
| Recursos | Afetação de activos | Mês 3 |
| Formação | Preparação do pessoal | Mês 4-5 |
| Auditoria simulada | Validação do processo | Mês 6 |
| Revisão final | Controlo da documentação | Mês 7 |
| Aplicar | Acreditação | Mês 8 |
Em resumo, o planeamento meticuloso da fase de implementação é fundamental para se tornar um organismo de certificação de sistemas de gestão respeitável no domínio da qualidade e não só. Trata-se de um processo estratégico que engloba a definição de objectivos, a atribuição de recursos e o reforço das capacidades do pessoal, tudo isto dentro dos prazos e do orçamento previstos.
Desenvolvimento do sistema de gestão
O desenvolvimento de um sistema de gestão robusto é um requisito fundamental para as organizações que pretendem obter a certificação ao abrigo da norma ISO/IEC 17021:2015, que define os critérios para os organismos de certificação que efectuam a auditoria e a certificação de sistemas de gestão. Ao estabelecer esta estrutura, a organização deve começar por criar a documentação necessária. Isto inclui a elaboração de políticas, procedimentos e manuais adaptados às suas necessidades operacionais. Cada documento deve ser escrito e estruturado de forma clara, garantindo que o sistema é consistente e facilmente compreendido por todos os funcionários envolvidos nas actividades de certificação.
A documentação não deve existir no vazio. Um sistema de gestão eficaz envolve procedimentos meticulosos de controlo de documentos, garantindo que todos os registos são precisos, actualizados e protegidos contra o acesso não autorizado ou perda. Isto estende-se à manutenção de um sistema de registos abrangente que resista ao escrutínio de auditorias internas e externas.
A comunicação é a cola que mantém o sistema de gestão unido. As organizações devem implementar estratégias de comunicação eficientes que facilitem o fluxo de informação. Actualizações regulares e uma cadeia de comunicação clara asseguram que todos os membros do pessoal estão informados e têm a capacidade de participar no desenvolvimento e execução do sistema.
As organizações que navegam na norma ISO/IEC 17021 devem prestar especial atenção a estas áreas, uma vez que sustentam a preparação para a certificação e, em última análise, apoiam o sucesso do processo de certificação. Ao aderir a estes passos, as empresas não só cumprem os requisitos, como também traçam um caminho para a melhoria contínua e a competência técnica.
| Componente-chave | Descrição |
| Documentar o sistema de gestão | Criação de políticas, procedimentos e manuais claros e coerentes |
| Controlo de documentos e registos | Desenvolver procedimentos para gerir documentos e manter registos seguros e exactos |
| Comunicação interna | Implementar estratégias para um fluxo de informação eficaz, sensibilização e participação do pessoal |
Esta tabela resume os passos cruciais no desenvolvimento de um sistema de gestão que se alinhe com a norma ISO/IEC 17021:2015.
Aplicação dos princípios fundamentais
Garantir a imparcialidade é fundamental na implementação da norma ISO/IEC 17021:2015. Os organismos de certificação devem tomar medidas decisivas para eliminar conflitos de interesse, de modo a manter a credibilidade dos seus serviços de certificação. Uma estratégia eficaz é estabelecer comités de imparcialidade encarregados de aplicar protocolos claros que salvaguardem operações imparciais.
Um quadro para ilustrar os principais aspectos:
| Princípio | Acções | Ferramentas e mecanismos |
| Garantir a imparcialidade | Controlos de conflitos de interesses | Comités de imparcialidade, Protocolos de transparência |
| Desenvolver competências | Seleção de pessoal qualificado, Realização de acções de formação | Programas de desenvolvimento profissional, Critérios de competência |
| Manter a responsabilidade e a obrigação de prestar contas | Clarificar os papéis, aplicar medidas de responsabilização | Descrições de funções, Avaliações de desempenho |
O desenvolvimento de competências no seio do organismo de certificação é também essencial. Isto significa escolher meticulosamente o pessoal com base em critérios rigorosos e proporcionar-lhes uma formação completa. É igualmente fundamental assegurar que o processo de desenvolvimento profissional é contínuo, permitindo que as equipas de auditoria se mantenham actualizadas em relação às normas e práticas no domínio da qualidade.
A responsabilidade e a obrigação de prestar contas devem ser claramente delineadas dentro da organização. Isto não só implica a definição de funções e responsabilidades específicas para todos os envolvidos no processo de certificação, como também implica a criação de mecanismos de responsabilização robustos. Estes controlos e equilíbrios asseguram que cada passo - desde a preparação de documentos até à tomada de decisões de certificação - é realizado com competência técnica e em conformidade com os requisitos da norma ISO/IEC 17021:2015.
Por último, é importante recordar que o desempenho do organismo de certificação está sujeito a um controlo contínuo. O processo de acreditação exige a manutenção de elevados padrões de gestão da qualidade em todas as actividades de certificação. A certificação de sistemas de gestão deve refletir este compromisso com a excelência e a conformidade com todos os requisitos da norma, incluindo a preparação de formatos de amostra adequados e listas de verificação necessárias para auditorias internas eficazes.
Com estes princípios-chave em mente, os organismos de certificação podem navegar pelos meandros da ISO/IEC 17021:2015 e fornecer certificações de sistemas de gestão fiáveis e de alta qualidade, garantindo que o seu serviço satisfaz as necessidades complexas dos seus clientes.
Implementação do processo de certificação
A implementação do processo de certificação ao abrigo da norma ISO/IEC 17021:2015 envolve um planeamento e execução meticulosos para garantir que os organismos de certificação cumprem as normas rigorosas necessárias para a certificação de sistemas de gestão. Eis como o processo se desenrola:
Revisão de candidaturas e contratos
- Tratamento dos pedidos de informação e das candidaturas iniciais: Os potenciais clientes contactam os organismos de certificação para manifestar o seu interesse em obter a certificação. Os organismos de certificação devem responder adequadamente e orientar os candidatos nas etapas seguintes.
- Revisão e aprovação de contratos: Uma vez estabelecido o contacto inicial, uma revisão dos requisitos e do contrato proposto garante que ambas as partes compreendem as obrigações e o âmbito da certificação.
Planeamento e execução da auditoria
- Desenvolvimento de planos de auditoria pormenorizados: Um plano de auditoria bem estruturado é fundamental. Este plano define o âmbito da auditoria, os critérios, o calendário e as funções dos membros da equipa de auditoria.
- Realização de auditorias no local e recolha de provas: A equipa de auditoria visita as instalações do cliente para recolher provas, avaliar a conformidade e a implementação dos sistemas de gestão em relação às normas especificadas.
Decisão de certificação-Fazendo
- Critérios e processos para a tomada de decisões de certificação: Os organismos de certificação tomam decisões com base nas provas recolhidas durante a auditoria. Esta decisão deve ser imparcial e refletir a competência da organização no cumprimento das normas.
- Garantir a imparcialidade e a competência na tomada de decisões: A integridade do processo de certificação assenta num julgamento objetivo e competente. Os organismos de certificação adoptam medidas para salvaguardar a imparcialidade e empregam decisores competentes.
| Processo de certificaçãos Passo | Principais pontos de ação |
| Contacto inicial | Gerir os pedidos de informação, as candidaturas e a divulgação de informações |
| Revisão do contrato | Análise do contrato, clarificação dos termos, finalização do âmbito |
| Planeamento da auditoria | Formular um plano de auditoria pormenorizado, seleção de equipas, organização logística |
| Execução da auditoria | Realizar auditorias no local, recolha de provas, verificação da conformidade |
| Tomada de decisões | Analisar os resultados das auditorias e tomar decisões de certificação imparciais |
Esta abordagem estruturada, exigida pela ISO/IEC 17021:2015, garante uma avaliação de risco uniforme e aumenta a confiança nos resultados da certificação para todos os tipos de sistemas de gestão.
Manutenção do sistema de gestão
A manutenção de um sistema de gestão é um processo contínuo que assegura a melhoria contínua e a conformidade com a norma ISO/IEC 17021. Esta parte da norma centra-se na forma como os organismos de certificação devem não só auditar, mas também manter os sistemas de gestão que certificam. Eis os elementos essenciais para uma manutenção eficaz do sistema de gestão:
Auditoria Internas:
Uma parte integrante da manutenção de um sistema de gestão é a realização de auditorias internas. Estas devem ser planeadas e realizadas regularmente para identificar proactivamente quaisquer áreas de não-conformidade ou potenciais melhorias. Esta abordagem proactiva ajuda as organizações a manterem-se à frente dos problemas e a manterem a sua conformidade.
- Planeamento: Estabelecimento de um calendário e de um âmbito para as auditorias.
- Condução: Realização das auditorias como planeado.
- Tratamento de não-conformidades: Gerir prontamente as discrepâncias detectadas.
- Implementação de acções corretivas: Assegurar que os problemas são resolvidos para evitar que se repitam.
Revisões de gestão:
As revisões periódicas da gestão são vitais para avaliar a eficácia do sistema de gestão. Estas revisões servem como sessões estratégicas para analisar dados, avaliar o desempenho e identificar oportunidades de melhoria.
- Reuniões regulares: Programar sessões de revisão periódicas.
- Analisar o desempenho: Examinar os resultados das auditorias, as reacções dos clientes e as métricas dos processos.
- Identificação de melhorias: Discutir formas de otimizar os processos e resolver problemas.
Melhoria continua:
Um princípio fundamental das normas ISO, a melhoria contínua envolve um esforço contínuo para melhorar o sistema de gestão. Engloba as seguintes acções:
- Estratégias: Elaboração de planos para iniciativas de melhoria.
- Monitorização e medição: Utilização de indicadores-chave de desempenho para acompanhar o progresso.
- Avaliação de desempenho: Analisar a eficácia das mudanças implementadas.
A par destas acções, é essencial que uma organização crie e preserve documentação rigorosa, cumpra os procedimentos estabelecidos e assegure que a sua equipa possui as competências e os recursos necessários para apoiar um sistema de gestão sólido.
Em conclusão, a manutenção de um sistema de gestão é uma abordagem dinâmica e sistemática para garantir a excelência no desempenho organizacional e a adesão à norma ISO/IEC 17021:2015. Através de auditorias internas, análises de gestão e actividades de melhoria contínua, uma organização pode demonstrar o seu compromisso com a qualidade e a sua capacidade de fornecer serviços de certificação com os mais elevados padrões.
Tratamento de queixas e recursos
A implementação da norma ISO/IEC 17021:2015 requer o desenvolvimento de sistemas robustos de "Tratamento de Reclamações e Recursos" para manter a transparência, a equidade e a credibilidade nas actividades de certificação de sistemas de gestão. Os Organismos de Certificação (OCs) devem estabelecer procedimentos documentados para gerir e resolver eficazmente as reclamações relacionadas com as suas certificações, bem como os recursos contra as suas decisões.
Processo de reclamação:
Os BC são responsáveis pela criação de procedimentos claros e acessíveis que permitam a apresentação de queixas. Devem assegurar que as queixas sejam prontamente aceites e investigadas de forma exaustiva. O processo deve ser suficientemente transparente para criar confiança entre as partes interessadas e manter a integridade do organismo de certificação.
Processo de recurso:
No que respeita a recursos contra decisões de certificação, os OCs devem proporcionar uma via para os recorrentes contestarem decisões que considerem injustas. Os recursos devem ser analisados por pessoas independentes das actividades de certificação para evitar conflitos de interesse. A decisão sobre o recurso deve ser tomada por um indivíduo ou um grupo que não esteve envolvido na decisão original, garantindo uma revisão imparcial.
Elementos-chave do processo de queixas e recursos:
- Receção e aviso de receção: Confirmação imediata das queixas e recursos recebidos.
- Avaliação: Uma avaliação exaustiva para compreender a validade e as implicações.
- Revisão e tomada de decisões: Uma análise imparcial seguida de um processo de tomada de decisão.
- Comunicação: Comunicação atempada e transparente da decisão ao queixoso/recorrente.
- Manutenção de registos: Manutenção de registos pormenorizados da queixa/recurso, do processo de revisão e do resultado.
Ao seguir a norma ISO/IEC 17021:2015, os OCs asseguram uma abordagem fiável e consistente à gestão de reclamações e recursos, demonstrando o seu compromisso com a qualidade e a melhoria contínua dos seus serviços de certificação.
Gestão de actividades subcontratadas
No âmbito da norma ISO/IEC 17021:2015, que define os requisitos para os organismos que fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão, a gestão de actividades subcontratadas é fundamental para manter a integridade e a qualidade dos serviços de certificação. Os organismos de certificação subcontratam frequentemente tarefas específicas devido à natureza especializada de algumas actividades de certificação, mas devem fazê-lo sem comprometer a qualidade e o rigor do seu trabalho.
Para gerir eficazmente as actividades subcontratadas, os organismos de certificação devem começar por identificar as funções que podem ser subcontratadas. Esta determinação deve basear-se na capacidade da organização para supervisionar estas tarefas e no potencial impacto na integridade do processo de certificação.
Uma vez subcontratada, deve haver um foco incansável na manutenção da qualidade e da competência. O organismo de certificação é responsável por garantir que qualquer entidade subcontratada - seja ela um indivíduo ou uma organização - opere de acordo com os mesmos padrões de competência técnica e conduta profissional esperados do próprio organismo de certificação.
O acompanhamento e a avaliação constituem a espinha dorsal de uma gestão eficaz das actividades subcontratadas. O controlo regular garante que os serviços subcontratados cumprem as normas e os critérios acordados. Os organismos de certificação devem estabelecer um processo de avaliação sistemático, medindo o desempenho e a conformidade com os requisitos contratuais e de certificação.
Em suma, embora a subcontratação possa ser uma decisão estratégica para melhorar as capacidades e o alcance, traz uma camada adicional de responsabilidade de supervisão. Os organismos de certificação têm de ser diligentes na seleção de parceiros qualificados, definindo claramente as expectativas e avaliando institaneamente as tarefas subcontratadas como se fossem suas, mantendo a prestigiada confiança associada às certificações ISO.
| Critérios de subcontratação | Estratégia |
| Identificação de actividades | Determinar as funções adequadas para a externalização com base na capacidade e no impacto na integridade da certificação. |
| Garantir a qualidade e a competência | Seleção das entidades que cumprem as normas exigidas; definição de expectativas claras. |
| Controlo e avaliação | Avaliações regulares para garantir a adesão e o cumprimento; análises sistemáticas do desempenho. |
Conclusão
Em conclusão, a ISO/IEC 17021:2015 define o padrão de ouro para organizações que fornecem certificação de sistemas de gestão. Foi concebida para garantir que estes organismos de certificação operam de forma consistente e fiável, mantendo a competência técnica e o julgamento profissional no processo de certificação. A adesão à norma ISO/IEC 17021 não só melhora a qualidade e a fiabilidade das certificações oferecidas, como também reforça a confiança das empresas, das partes interessadas e do público nas certificações concedidas. Os organismos de certificação devem submeter-se a um rigoroso processo de acreditação, provando a sua capacidade de avaliar de forma imparcial e competente os sistemas de gestão em relação às normas especificadas. A norma define os requisitos para a estrutura do organismo de certificação, a realização de auditorias e a competência das equipas de auditoria, entre outros.
As organizações que procuram a certificação dos seus sistemas de gestão, quer estejam centradas na qualidade, na gestão ambiental ou em qualquer outro domínio da qualidade, são encorajadas a trabalhar com organismos de certificação que cumpram a norma ISO/IEC 17021:2015. Ao fazê-lo, asseguram a validade e o reconhecimento da sua certificação, apoiando, em última análise, o seu compromisso com a excelência e a melhoria contínua.
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