Estratégias de transição suave para aderir à norma ISO/IEC 17065

No mundo da certificação de produtos, a norma ISO/IEC 17065 é a pedra angular da qualidade e da fiabilidade. Esta norma estabelece os critérios para os organismos de certificação de produtos, garantindo transparência e confiança. A conformidade com estas normas não é um mero exercício de seleção, mas uma transição complexa que exige uma estratégia clara.

A jornada para a conformidade com a ISO/IEC 17065 é pavimentada com requisitos rigorosos que exigem uma compreensão completa e uma abordagem meticulosa. A norma define a necessidade de um organismo de certificação funcionar consistentemente de forma imparcial e competente, defendendo os princípios da certificação em diversos sectores.

Neste artigo, iremos explorar os caminhos estratégicos que as organizações podem empregar para efetuar uma transição suave para a adesão à ISO/IEC 17065. Desde os passos iniciais até à monitorização do progresso e avaliação do sucesso, cada secção oferece um plano para gerir a mudança de forma eficaz, envolvendo todas as partes interessadas no processo de transição.

Introdução

ISO/IEC 17065:2012 é uma norma internacional que especifica os requisitos para os organismos de certificação de produtos, processos e serviços. O seu objetivo é assegurar que esses organismos são capazes de oferecer serviços que satisfazem consistentemente os requisitos dos clientes e cumprem os regulamentos actuais, promovendo assim a confiança na sua certificação. A conformidade com a norma ISO/IEC 17065 demonstra a competência, consistência e imparcialidade de um organismo de certificação de produtos.

A importância da transição para a conformidade com a norma ISO/IEC 17065 não pode ser exagerada. Os organismos de certificação que se alinham com estas normas podem garantir produtos e serviços de qualidade, satisfazer as expectativas do mercado e promover a melhoria contínua. Além disso, ao estarem em conformidade com os requisitos estruturais, de recursos e de processos, conforme detalhado na norma ISO/IEC 17065, estes organismos validam a sua capacidade de efetuar a certificação com proficiência e integridade.

A ISO/IEC 17065 evoluiu a partir da norma anterior ISO/IEC Guide 65. Com os avanços na certificação de produtos e o crescente comércio internacional, tornou-se necessário um quadro claro e robusto, resultando na introdução formal da ISO/IEC 17065 como norma para os organismos de avaliação da conformidade.

Componentes principais da norma ISO/IEC 17065:

• Requisitos estruturais: Garantir a governação adequada do organismo de certificação.

• Recursos necessários: Especificar a competência do pessoal e as instalações necessárias.

• Requisitos do processo: Definição dos processos de planeamento e administrativos das certificações.

As entidades que procuram a conformidade com a norma ISO/IEC 17065 beneficiam de uma confiança reforçada junto dos clientes e das partes interessadas, de operações simplificadas e de uma melhor posição em mercados competitivos. As estratégias de transição devem, por conseguinte, centrar-se na implementação de sistemas de gestão que correspondam às normas ISO, incluindo um compromisso com a satisfação do cliente, acções preventivas e uma abordagem de processo à avaliação da conformidade.

Compreender os requisitos da norma ISO/IEC 17065

A ISO/IEC 17065 é uma norma internacional que estabelece os critérios operacionais necessários para que os organismos que certificam produtos, processos e serviços garantam a conformidade com as expectativas do mercado e a regulamentação atual. O objetivo desta norma é triplo: garantir a segurança e a qualidade dos artigos certificados, manter a uniformidade e a fiabilidade do processo de certificação e, em última análise, reforçar a confiança dos consumidores e a credibilidade do mercado.

Requisitos-chave da norma ISO/IEC 17065:

• Requisitos gerais: Um organismo de certificação de produtos deve cumprir todos os requisitos legais e contratuais relevantes, demonstrando imparcialidade nas suas operações para evitar conflitos de interesses.

• Requisitos estruturais: Isto engloba a configuração da estrutura organizacional e da gestão do organismo de certificação para apoiar eficazmente as suas operações.

• Recursos necessários: A norma ISO/IEC 17065 exige que os organismos de certificação possuam a competência necessária entre o pessoal e a infraestrutura adequada para desempenharem as suas funções de forma proficiente.

• Requisitos do processo: Os processos pormenorizados para efetuar a certificação, a vigilância contínua e a recertificação são delineados para manter os sistemas de certificação de serviços de forma eficiente.

• Requisitos do sistema de gestão: Para manter a competência dos laboratórios de ensaio e calibração, a norma exige práticas estabelecidas para auditorias internas, análises exaustivas da gestão e um controlo meticuloso da documentação.

Estes elementos, em conjunto, permitem que um organismo de certificação satisfaça continuamente os requisitos do cliente, adaptando-se simultaneamente a acções preventivas de melhoria e alinhando-se com os sistemas de gestão semelhantes aos encontrados nas normas ISO/IEC 17025 e ISO/IEC 17021.

Passos iniciais para a transição

A transição para a ISO/IEC 17065 requer uma abordagem estruturada, com etapas iniciais críticas para o processo. Uma análise completa das lacunas actua como base para compreender em que ponto se encontra o seu organismo de avaliação da conformidade relativamente aos requisitos da norma ISO/IEC 17065.

• Realização de uma análise de lacunas: Comece por efetuar uma análise exaustiva das lacunas. Esta análise avalia as operações actuais em relação aos requisitos da nova norma, identificando áreas de não-conformidade ou oportunidades de melhoria. Os passos envolvidos incluem:

• • Revisão dos requisitos estruturais

• • Avaliação em função dos recursos, processos e requisitos do sistema de gestão

• • Comparação das políticas e procedimentos com as novas normas ISO

As suas conclusões servirão então de base para o desenvolvimento de um plano de ação, destinado a colmatar as lacunas identificadas e a alinhar as práticas com a norma internacional.

• Garantir o empenhamento da gestão de topo: O sucesso depende do apoio da alta administração. Através de uma comunicação eficaz e da definição de funções, a importância da transição para a norma ISO/IEC 17065 tem de ser tornada clara em toda a organização.

• Afetação de recursos e elaboração do orçamento: A identificação dos recursos - humanos, financeiros e tecnológicos - é essencial. Uma orçamentação adequada garante a existência da infraestrutura necessária para apoiar a transição, incluindo a formação para a competência dos ensaios e o cumprimento dos requisitos dos laboratórios de calibração.

A adoção destas medidas iniciais assegura uma base sólida para avançar na transição para a norma ISO/IEC 17065, dando resposta aos requisitos dos clientes e promovendo a melhoria contínua dos sistemas de certificação de serviços.

Desenvolvimento e implementação de procedimentos

Ao fazer a transição ou manter a conformidade com a ISO/IEC 17065, um organismo de certificação de produtos deve dar prioridade ao desenvolvimento e implementação de políticas e procedimentos concisos e claros. Estes formam a base de uma abordagem estruturada que se alinha com os requisitos da norma, incluindo Requisitos Estruturais e Requisitos de Recursos. Essas políticas e procedimentos devem ser documentados de forma abrangente, detalhando instruções de trabalho relevantes que abrangem o escopo dos serviços do organismo de certificação e como eles atendem aos requisitos do cliente e às expectativas do mercado.

É essencial assegurar que estes procedimentos sejam facilmente acessíveis e compreensíveis para todos os membros da equipa. Esta acessibilidade garante que cada membro da equipa possa desempenhar as suas funções em conformidade com o quadro estabelecido e contribuir para a qualidade global dos produtos e serviços fornecidos pelo organismo de certificação.

A abordagem de processo exigida por estes procedimentos ajuda a manter a consistência e a eficiência, bem como a facilitar a melhoria contínua dentro da organização. Os procedimentos documentados servem não só como um guia para as operações actuais, mas também como uma referência para avaliar a conformidade com os regulamentos actuais e com a norma ISO/IEC 17065 durante as auditorias internas e as análises de gestão.

Ao tomar estas medidas, um organismo de certificação de produtos pode demonstrar o seu empenho em manter elevados padrões nos seus serviços, satisfazendo assim a competência dos laboratórios de ensaio e calibração, a satisfação do cliente e, em última análise, aumentando a confiança nos seus serviços de certificação.

Gerir a mudança de forma eficaz

A gestão eficaz da mudança é uma componente vital para as organizações que estão a fazer a transição para a norma ISO/IEC 17065, que especifica os requisitos para os organismos de certificação de produtos, processos e serviços. Um plano de gestão da mudança bem estruturado permite uma abordagem sistemática, facilitando a integração harmoniosa de novas normas.

Etapas da gestão da mudança	Descrição
1. Desenvolver um plano	Crie um plano detalhado que descreva os objectivos, os prazos e as responsabilidades.
2. Comunicar as alterações	Comunicar clara e constantemente as mudanças e os seus benefícios a todas as partes interessadas.
3. Resistência do punho	Identificar potenciais resistências e desenvolver estratégias para as resolver.
4. Melhoria contínua	Utilizar o feedback e os resultados das auditorias para aperfeiçoar regularmente os processos.

As organizações devem assegurar uma comunicação clara dos requisitos estruturais e das etapas para os organismos de certificação, o que aumentará a aceitação e a motivação em toda a linha. Antecipar e abordar prontamente qualquer resistência com garantias factuais é essencial para manter o moral e assegurar a adesão de todas as partes envolvidas, desde os laboratórios de calibração às organizações prestadoras de serviços. A monitorização contínua das alterações implementadas em relação aos requisitos do cliente, às expectativas do mercado e aos regulamentos actuais ajuda a garantir que a organização se mantém em conformidade e alinhada com as normas internacionais para produtos e serviços de qualidade.

Tirar partido da tecnologia para a transição

À medida que os organismos de certificação fazem a transição para a norma ISO/IEC 17065 para cumprirem os requisitos rigorosos das normas dos organismos de certificação de produtos, torna-se fundamental tirar partido da tecnologia, nomeadamente do software de gestão da conformidade. Ao adotar documentação digital e sistemas de manutenção de registos, que são caraterísticas fundamentais do software de gestão da conformidade, estes organismos podem garantir que os seus sistemas de gestão estão alinhados com as normas ISO, incluindo os Requisitos Estruturais e de Recursos da ISO, e podem manter registos actualizados de laboratórios de calibração e outras organizações prestadoras de serviços em conformidade com a ISO/IEC 17025 e a ISO/IEC 17021.

Principais benefícios da documentação digital

- Acessibilidade melhorada

- Melhoria da rastreabilidade

- Processos de auditoria simplificados

- Gestão segura de dados

A automatização de processos e fluxos de trabalho garante que actividades como o tratamento do feedback dos clientes, a gestão de auditorias internas e acções preventivas e o ajustamento às expectativas do mercado são realizadas de forma mais eficiente, reduzindo a probabilidade de erros e melhorando o desempenho geral no sentido da melhoria contínua. Também apoia a conformidade com os regulamentos actuais e as normas de segurança alimentar.

Ao integrar novas tecnologias:

• Identificar as principais áreas de automatização, como o processo de recolha de requisitos dos clientes ou a realização de auditorias combinadas e auditorias sem aviso prévio.

• Implementar a automatização para reforçar a abordagem do processo e a competência dos testes.

• Fornecer formação ao pessoal para garantir que este possa utilizar eficazmente novas ferramentas, mantendo produtos de alta qualidade e esquemas de certificação de serviços.

Estas medidas estratégicas reforçarão a capacidade de um organismo de certificação para satisfazer e exceder a satisfação do cliente através de práticas de avaliação da conformidade eficazes e eficientes.

Envolvimento e comunicação com as partes interessadas

O envolvimento efetivo com as partes interessadas internas e externas é crucial para os organismos de avaliação da conformidade que estão a fazer a transição para a norma ISO/IEC 17065, que prescreve requisitos para a estrutura, gestão de recursos e procedimentos operacionais de um organismo de certificação de produtos. O alinhamento com esta norma internacional aumenta a credibilidade e assegura a qualidade dos produtos.

Estratégias de comunicação interna:

Os funcionários são essenciais para uma transição bem-sucedida. Ao promover uma cultura de transparência, as organizações podem fomentar a colaboração que se alinha com a abordagem de processo das normas ISO. As actualizações regulares e as sessões de feedback são indispensáveis para manter o pessoal informado, envolvido e competente - um requisito não só para a ISO/IEC 17065, mas também para a ISO/IEC 17025, que trata da competência dos laboratórios de ensaio e calibração.

Comunicação externa com clientes e parceiros:

Os organismos de avaliação da conformidade devem informar os clientes sobre a sua transição para a norma ISO/IEC 17065, uma vez que tal pode afetar os sistemas de certificação de serviços existentes. A resposta a quaisquer preocupações dos clientes através de uma comunicação rápida cria confiança e mantém relações sólidas. É também uma prática consistente com os princípios da norma ISO/IEC 17021, que envolve sistemas de gestão de organizações prestadoras de serviços e garante que os requisitos do cliente, a satisfação do cliente e a melhoria contínua permanecem no centro das operações.

A transmissão de um compromisso com a ISO/IEC 17065 sinaliza ao mercado uma adesão contínua à qualidade, às normas de segurança e aos regulamentos actuais, e ajuda a gerir as expectativas do mercado e as acções preventivas. As comunicações internas e externas são fundamentais para uma transição perfeita, promovendo a consistência com os requisitos estruturais e de processo das normas ISO.

Monitorização dos progressos e avaliação do sucesso

A transição para a norma ISO/IEC 17065 a partir de práticas existentes ou de normas ISO anteriores, como a ISO/IEC 17025 para laboratórios de calibração ou a ISO/IEC 17021 para certificação de sistemas de gestão, exige um planeamento e monitorização cuidadosos para garantir uma implementação bem sucedida. Para medir a eficácia da transição, devem ser definidos indicadores-chave de desempenho (KPIs). Estes KPIs actuam como pontos de referência em relação aos quais o organismo de avaliação da conformidade pode medir os seus progressos.

Uma abordagem sistemática deste processo envolve:

1. Identificação de KPIs: Selecione métricas que reflictam áreas críticas da transição - desde os requisitos de recursos à adoção de abordagens de processos.

1. Análise do progresso: Comparar regularmente o desempenho real com estes indicadores para avaliar se as actividades estão em conformidade com o plano.

1. Adaptação das estratégias: Utilizar os dados de desempenho para tomar decisões informadas sobre os ajustamentos necessários às estratégias de transição.

Após a transição, a realização de análises pós-transição é crucial. Estas revisões avaliam o sucesso do processo, elucidam as lições aprendidas, destacam as áreas que necessitam de ser melhoradas e ajudam a documentar e a partilhar as melhores práticas. Este ciclo promove a melhoria contínua e garante que o organismo de certificação se mantém alinhado com os requisitos do cliente, as expectativas do mercado e as mais recentes normas internacionais e regulamentos actuais. As revisões e actualizações regulares dos KPIs asseguram que são tomadas medidas preventivas para manter os esquemas de certificação de produtos e serviços de qualidade.

Estudos de caso e melhores práticas

Estudo de caso 1: Um organismo de certificação de fabrico enfrentou o desafio de alinhar os seus processos com os requisitos da norma ISO/IEC 17065. Começou por rever os seus requisitos estruturais e reforçar a competência em matéria de ensaios e calibração para cumprir também as normas ISO/IEC 17025. A empresa implementou uma abordagem de processo para integrar eficazmente os seus sistemas de gestão. Soluções notáveis incluíram auditorias internas rigorosas, adoptando acções preventivas e assegurando a existência de mecanismos de melhoria contínua. Além disso, começaram a acompanhar rigorosamente a satisfação do cliente para se manterem alinhados com os requisitos do cliente e as expectativas do mercado. O impacto da transição registou uma melhoria notável na qualidade da certificação e uma melhor adesão às normas internacionais.

Estudo de caso 2: A organização prestadora de serviços teve de se adaptar à norma ISO/IEC 17065 e, ao mesmo tempo, considerar as cláusulas da norma ISO/IEC 17021 para obter consistência na prestação de esquemas de certificação de serviços de qualidade. Enfrentaram obstáculos para se manterem actualizados com os regulamentos, para os quais analisavam regularmente as tendências do mercado e os requisitos legais. Foram estabelecidos processos simplificados, com a introdução de auditorias sem aviso prévio e auditorias combinadas como novas práticas. Esta abordagem proactiva garantiu que o seu serviço cumpria as rigorosas normas de qualidade. A transição resultou na melhoria da qualidade da certificação do serviço, satisfazendo o feedback dos clientes e garantindo a adesão às normas de segurança alimentar para os clientes relevantes.

Em ambos os casos, os organismos de certificação aprenderam que a manutenção de um conhecimento atualizado das normas ISO e a implementação de um quadro de gestão estruturado eram vitais para uma transição bem sucedida para a norma ISO/IEC 17065.

Conclusão

Em conclusão, é imperativa uma abordagem estratégica para uma transição perfeita para a norma ISO/IEC 17065, assegurando que os organismos de certificação mantêm a sua capacidade de provar competências aos olhos das indústrias e dos consumidores. Um compromisso contínuo com a conformidade não é uma mera formalidade, mas um aspeto fundamental da integridade operacional de qualquer organismo de avaliação da conformidade.

Olhando para o futuro, é evidente que o panorama das normas de certificação irá evoluir continuamente para satisfazer as expectativas do mercado em constante mudança e os regulamentos actuais. Assim, os organismos de certificação devem ser ágeis, adaptando os seus sistemas de gestão e estratégias para se manterem em sintonia com os requisitos das normas ISO, como a ISO/IEC 17021 para a certificação de sistemas de gestão e a ISO/IEC 17025 para laboratórios de calibração.

Tabela: Estratégias Críticas de Transição da ISO 17065

Elemento de estratégia	Descrição
Requisitos estruturais	Rever e adaptar a estrutura organizacional
Requisitos de recursos	Assegurar pessoal qualificado e recursos suficientes
Requisitos do processo	Implementar uma abordagem processual para uma prestação de serviços coerente
Sistemas de Gestão	Atualizar os sistemas para incluir o pensamento baseado no risco e acções preventivas
Melhoramento Contínuo	Promover uma cultura que valorize o feedback dos clientes e tenha como objetivo a melhoria contínua

Ao adotar estas estratégias, os organismos de certificação não só demonstrarão o seu empenho em oferecer produtos e serviços de qualidade, como também reforçarão a sua credibilidade, contribuindo assim de forma positiva para a solidez dos sistemas de certificação de serviços no mercado global.

Referências

Para qualquer pessoa que esteja a planear uma transição para a norma ISO/IEC 17065 ou que procure compreender melhor os requisitos e as nuances do funcionamento de um organismo de avaliação da conformidade, as seguintes fontes autorizadas e diretrizes oferecem perspectivas críticas:

1. ISO/IEC 17065:2012: A própria norma internacional, disponível para compra no sítio Web da ISO, é o principal documento que define os requisitos para os organismos que certificam produtos, processos e serviços.
2. Sítio Web ISO: O sítio Web oficial da Organização Internacional de Normalização fornece recursos informativos essenciais, diretrizes e actualizações relevantes para a ISO/IEC 17065 e outras normas ISO.
3. IAF/ILAC A5:03/2016: Documento conjunto do IAF e da ILAC que fornece orientações de aplicação para a norma ISO/IEC 17065, crucial para laboratórios de calibração e organismos de certificação.
4. Caixa de ferramentas ISO CASCO: Esta caixa de ferramentas no sítio Web da ISO fornece documentos produzidos pelo Comité da ISO para a avaliação da conformidade (CASCO), oferecendo materiais de apoio para a aplicação das normas de avaliação da conformidade.

Outras orientações específicas para o sector:

• Certificação de Segurança Alimentar: Diretrizes específicas da indústria sobre a implementação da ISO/IEC 17065 nas normas de segurança alimentar.

• Segurança dos produtos eléctricos: Documentos de referência para os organismos de certificação que lidam com a segurança dos produtos eléctricos, elaborando a abordagem do processo e a competência dos ensaios.

NOTA: Consulte sempre a edição mais recente das normas e assegure a adoção dos regulamentos mais actuais e das expectativas do mercado durante a transição para a norma ISO/IEC 17065. Mantenha-se a par das actualizações, uma vez que as normas ISO são revistas periodicamente e podem ser sujeitas a revisão.

Apêndice

Apêndice: Estratégias de transição para a ISO/IEC 17065

A transição para a norma ISO/IEC 17065 requer uma abordagem sistemática para os organismos de avaliação da conformidade que procuram demonstrar competência na certificação de produtos, processos e serviços. A adesão aos requisitos de processo da norma ISO/IEC 17065 garante o fornecimento de produtos e serviços de qualidade que se alinham com os requisitos do cliente e as expectativas do mercado.

Recursos e ferramentas adicionais:

• Modelos e listas de verificação: Simplifique a conformidade utilizando modelos e listas de verificação criados especificamente para a adaptação à ISO/IEC 17065.

• Programas de formação: Participar em sessões de formação que dotem o pessoal dos conhecimentos necessários para uma implementação eficaz.

• Programas de certificação: Obtenha o reconhecimento formal da conformidade da sua organização com a norma ISO/IEC 17065 de organismos de acreditação reconhecidos.

Áreas de incidência da transição:

1. Requisitos estruturais: Avaliar a estrutura organizacional para alinhamento com as especificações da norma.
2. Recursos necessários: Assegurar e formar o pessoal competente necessário e criar instalações adequadas.
3. Sistemas de gestão: Integrar um sistema de gestão em conformidade com a norma ISO/IEC 17065 e normas conexas, como a ISO/IEC 17025 para laboratórios de calibração ou a ISO/IEC 17021 para certificação de sistemas de gestão.
4. Abordagem do processo: Aplicar uma abordagem de processo para gerir eficazmente os sistemas de certificação de produtos.
5. Auditorias internas: Implementar auditorias internas regulares para garantir o cumprimento da regulamentação em vigor e iniciar acções preventivas em caso de não-conformidade.
6. Melhoria continua: Estabelecer mecanismos para captar as reacções dos clientes, permitir a melhoria contínua e cumprir os critérios de satisfação dos clientes.

Para que a transição seja bem sucedida, os organismos de certificação devem avaliar as práticas existentes em relação à norma actualizada, fazendo os ajustes necessários aos processos, sistemas de gestão e operações que reflictam o compromisso reforçado da organização prestadora de serviços com a verificação da conformidade.

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