ISO 9001:2015 Requisitos de comunicação
Comunicação ISO 9001
Comunicação ISO 9001 é essencial porque torna a transmissão de mensagens sistemática. Dá uma compreensão completa de ideias, opiniões, e factos.
No mundo empresarial, a comunicação é dada a maior importância, por isso processos, regras, e os detalhes são devidamente explicados e compreendidos.
Da mesma forma, comunicação apoia processos a fim de fazer o seu Sistema de Gestão de Qualidade (QMS) trabalhar quando a sua organização está a cumprir com ISO 9001:2015.
Além disso, os novos requisitos de comunicação da ISO 9001 estão a ser Secção 7 ou a cláusula de Apoio.
Esta secção cobre todos os requisitos para os processos que a sua organização necessita de estabelecer para apoiar um SGQ.
Também garantirá a capacidade de fornecer produtos e serviços que satisfaçam os requisitos e aumentar a satisfação do cliente. Todos estes estão no âmbito de qualquer SGQ e da ISO 9001:2015.
Como é que a comunicação ISO 9001 apoia um SGQ?
O Secção de apoio da ISO 9001:2015 inclui vários processos de apoio a um Sistema de Gestão de Qualidade.
- Comunicação;
- Recursos humanos;
- Infra-estruturas;
- Monitorização;
- Medição;
- Ambiente de operações;
- Sensibilização;
- Competência;
- Processo de criação de informação documentada;
- Processo de controlo da informação documentada;
No entanto, os requisitos de comunicação são os mais simples de todos eles.
O que são as comunicações significativas para um sistema de gestão da qualidade?
Geralmente, os requisitos de comunicação especificam que uma organização deve identificar o interno e externo comunicação essencial para o SGQ.
Para determinar o que é considerado relevante, a sua organização deve olhar para trás âmbito do seu QMS.
Como se deve lembrar, o âmbito define o que o SGQ cobre dentro da sua organização.
Os seus produtos e serviços de QMS identificados ajudarão a decidir o que comunicação é significativo ao seu QMS.
O que constitui um plano de comunicação?
Ao identificar comunicações QMS vitais, a sua organização deve considerar os seguintes aspectos num plano de comunicação.
- O que deve ser comunicado?
Em primeiro lugar, que comunicações irá incluir no seu QMS?
Algumas organizações têm requisitos legais para relatar certos elementos do SGQ, como não-conformidades de produtos e serviços.
- Com quem a sua organização irá comunicar?
Há uma lista de grupos com os quais a sua organização poderá ter de comunicar:
- Clientes;
- Empregados;
- Parceiros comerciais;
- Fornecedores;
- Accionistas;
- Agências governamentais;
- Meios de comunicação social;
- Membros do público;
Note-se que a comunicação a ser circulada ainda dependeria do tópico. Nem todos os assuntos de comunicação devem ser partilhados com todas as partes desta lista.
- Quando é que a sua organização irá comunicar?
Este aspecto também depende de o tema ou a brevidade da situação.
Por exemplo, quando é que a sua organização irá comunicar sobre um produto não conforme?
Quanto tempo esperará a sua organização antes de comunicar uma mudança no sítio do seu armazém?
Quando é que a sua organização deve informar partes interessadas sobre desenvolvimentos vitais na QMS?
Em alguns casos, os requisitos legais ou contratuais podem ter impacto nesta decisão.
- Quem irá Comunicar?
Tal como a anterior, esta decisão baseia-se no severidade do informação.
Por exemplo, um equipa de projecto podem comunicar pequenas não conformidades, enquanto CEOs deve comunicar falhas críticas.
Além disso, alguns indivíduos ou representantes designados podem comunicar informações aos meios de comunicação social.
- Como irá a sua organização comunicar?
Existem diferentes modos de como a sua organização pode comunicar. No entanto, algumas formas funcionarão melhor do que outras devido a informações variadas e a uma vasta gama de partes envolvidas.
Dependendo do que precisa de comunicar, a sua organização pode utilizar correio electrónico, comunicados de imprensa, discussões presenciais, reuniões, chamadas, ou mensagens de texto.
Prepare e Planeie as Suas Comunicações
ISO 9001:2015 não exige que o seu plano de comunicação faça parte de informação documentada.
No entanto, incluindo o seu plano de comunicação na informação documentada torna o trabalho menos complicado.
Por exemplo, se o CEO de uma pequena empresa fizer toda a comunicação, então não há necessidade de documentar o plano de comunicação.
Por outro lado, um plano documentado é aconselhável numa situação mais complexa, envolvendo muitas pessoas a comunicar com diferentes partes, sobre tópicos variados, em diferentes modos.
Note-se que estes requisitos se aplicam tanto às comunicações internas como externas.
Lembre-se de identificar como irá comunicar informações críticas do SGQ aos seus empregados.
Actualmente, as organizações estão sob pressão para melhorar a comunicação com os seus clientes, fornecedores e outras partes interessadas. A nova norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) inclui requisitos para uma melhor comunicação que ajudarão as organizações a satisfazer estas expectativas.
Para serem certificados de acordo com o novo padrão, as organizações devem estabelecer e manter métodos eficazes de comunicação com as suas partes interessadas. Isto inclui a especificação da informação que precisa de ser comunicada, bem como de quem precisa de a receber e como será entregue.
A nova norma também exige que as organizações tenham em conta as necessidades e expectativas específicas das suas partes interessadas ao planearem e implementarem as suas actividades de comunicação. Por outras palavras, as organizações precisam de pensar sobre o que as suas partes interessadas querem e precisam de saber, e depois certificar-se de que a informação correcta é comunicada de forma eficaz.
Finalmente, a ISO 9001:2015 exige que as organizações avaliem regularmente as suas actividades de comunicação e tomem medidas para as melhorar, se necessário. Ao seguir estes requisitos, as organizações podem ter a certeza de que estão a comunicar eficazmente com as suas partes interessadas sobre todos os aspectos do seu SGQ.
Além disso, a Academia QSE sugere o desenvolvimento de um plano de comunicação antes do tempo.
Se a sua organização esperar até ao último minuto, arrisca-se a cometer erros que podem prejudicar a sua credibilidade, imagem e reputação.
Tenha em mente que um bom QMS também significa criar um bom plano de comunicação.
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