A documentação é uma parte importante de qualquer sistema de gestão da qualidade, e é essencial para demonstrar a conformidade com a norma ISO 9001.

As organizações que procuram a certificação ISO 9001 devem ter um sistema de gestão de qualidade documentado que satisfaça os requisitos da norma. O sistema de gestão da qualidade deve incluir políticas e procedimentos documentados, bem como registos que demonstrem a conformidade com os requisitos da norma.

Para serem certificadas, as organizações devem submeter a sua documentação a um organismo de certificação para revisão. O organismo de certificação avaliará a documentação para garantir que esta cumpre os requisitos da norma ISO 9001.

As organizações que já estão certificadas na ISO 9001 podem também precisar de actualizar a sua documentação a fim de manter a sua certificação. Os organismos de certificação normalmente exigem que as organizações apresentem documentação actualizada numa base anual.

As organizações que não são certificadas pela ISO 9001 ainda podem beneficiar de ter um sistema de gestão de qualidade documentado. Um sistema de gestão da qualidade documentado pode ajudar as organizações a melhorar o seu desempenho global e a melhor satisfazer as necessidades dos seus clientes.

Além disso, um sistema documentado de gestão da qualidade pode facilitar às organizações a identificação e correcção de problemas que possam ocorrer dentro das suas operações.

Ao ler os diferentes processos de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ISO 9001, notará como eles acabam sempre por exigir que a sua organização trabalhe com documentação.

Uma boa documentação ISO 9001 deve ser concisa, tornando-a fácil de compreender. Para o conseguir, a Academia QSE preparou uma lista de requisitos de documentação e de como a pode desenvolver de forma abrangente.

Há alguns documentos específicos necessários para a ISO 9001, incluindo um manual de qualidade, política de qualidade, e procedimentos. Além disso, a sua organização precisará de manter registos que documentem a implementação do sistema ISO 9001.

O manual de qualidade é um documento de alto nível que esboça o sistema global de gestão da qualidade da sua organização, incluindo as políticas, procedimentos e processos que compõem o sistema. A política de qualidade é uma declaração da direcção que esboça o compromisso da organização com a qualidade. Deve ser breve, simples e de fácil compreensão. Os procedimentos são as instruções detalhadas que descrevem como o sistema de gestão da qualidade deve ser implementado.

Os registos são importantes para documentar a implementação do sistema ISO 9001 e para demonstrar a conformidade com os requisitos. Podem assumir muitas formas diferentes, tais como actas de reuniões, planos de qualidade, relatórios de auditoria, e gráficos de controlo.

Embora haja apenas alguns documentos específicos necessários para a ISO 9001, a sua organização poderá ter de desenvolver documentação adicional para implementar plenamente o sistema de gestão da qualidade. Por exemplo, poderá necessitar de instruções de trabalho ou formulários para documentar as etapas detalhadas dos seus procedimentos. O importante é que toda a documentação necessária para implementar e manter o sistema de gestão da qualidade esteja em vigor.