Dokumentation är en viktig del av varje kvalitetsledningssystem och är avgörande för att visa att standarden ISO 9001 uppfylls.

Organisationer som vill bli ISO 9001-certifierade måste ha ett dokumenterat kvalitetsledningssystem som uppfyller kraven i standarden. Kvalitetsledningssystemet måste omfatta dokumenterade riktlinjer och förfaranden samt dokumentation som visar att kraven i standarden uppfylls.

För att bli certifierade måste organisationerna lämna in sin dokumentation till ett certifieringsorgan för granskning. Certifieringsorganet bedömer dokumentationen för att se till att den uppfyller kraven i ISO 9001-standarden.

Organisationer som redan är certifierade enligt ISO 9001 kan också behöva uppdatera sin dokumentation för att behålla sin certifiering. Certifieringsorganen kräver vanligtvis att organisationerna lämnar in uppdaterad dokumentation varje år.

Organisationer som inte är certifierade enligt ISO 9001 kan ändå dra nytta av att ha ett dokumenterat kvalitetsledningssystem på plats. Ett dokumenterat kvalitetsledningssystem kan hjälpa organisationer att förbättra sina övergripande resultat och bättre uppfylla kundernas behov.

Dessutom kan ett dokumenterat kvalitetsledningssystem göra det lättare för organisationer att identifiera och åtgärda problem som kan uppstå i verksamheten.

När du läser de olika processerna för att införa ISO 9001 Quality Management System (QMS) kommer du att märka att de alltid slutar med att din organisation måste arbeta med dokumentation.

En bra ISO 9001-dokumentation måste vara kortfattad och lätt att förstå. För att uppnå detta har QSE Academy utarbetat en lista över dokumentationskrav och hur du kan utveckla den på ett omfattande sätt.

Det finns några specifika dokument som krävs för ISO 9001, bland annat en kvalitetshandbok, en kvalitetspolicy och rutiner. Dessutom måste din organisation föra register som dokumenterar genomförandet av ISO 9001-systemet.

Kvalitetshandboken är ett dokument på hög nivå som beskriver organisationens övergripande kvalitetsledningssystem, inklusive de riktlinjer, förfaranden och processer som ingår i systemet. Kvalitetspolicyn är ett uttalande från ledningen som beskriver organisationens engagemang för kvalitet. Den bör vara kort, enkel och lätt att förstå. Rutinerna är de detaljerade instruktioner som beskriver hur kvalitetsledningssystemet ska genomföras.

Dokumentationen är viktig för att dokumentera genomförandet av ISO 9001-systemet och för att visa att kraven uppfylls. De kan ha många olika former, t.ex. mötesprotokoll, kvalitetsplaner, revisionsrapporter och kontrolldiagram.

Även om det bara finns några få specifika dokument som krävs för ISO 9001 kan din organisation behöva ta fram ytterligare dokumentation för att fullt ut implementera kvalitetsledningssystemet. Du kan till exempel behöva arbetsinstruktioner eller formulär för att dokumentera de detaljerade stegen i dina förfaranden. Det viktiga är att all den dokumentation som behövs för att införa och upprätthålla kvalitetsledningssystemet finns på plats.