Kvalitetsmanual för ISO/IEC 17021 2015

Skapandet av kvalitetsmanualen ISO/IEC 17021 återspeglar en organisations åtagande att upprätthålla de högsta standarderna för bedömning av överensstämmelse. ISO/IEC 17021:2015 fastställer kriterierna för certifieringsorgan som tillhandahåller revisioner och certifieringar av ledningssystem. Den utgör grunden för förtroendet i den internationella handeln och säkerställer att dessa organ är kompetenta och opartiska.

Introduktion 

ISO/IEC 17021:2015 är en central standard för certifieringsorgan som arbetar med att granska och certifiera olika ledningssystem. Standarden beskriver krav som syftar till att säkerställa att dessa organisationer erbjuder tjänster på ett sätt som är både konsekvent och opartiskt, samtidigt som de upprätthåller en hög nivå av teknisk kompetens. Relevansen av ISO/IEC 17021:2015 sträcker sig över en mängd olika ledningssystemstandarder, från kvalitets- och miljöledningssystem till säkerhetsledningssystem.

Att skapa och implementera en kvalitetsmanual i enlighet med ISO/IEC 17021 är avgörande för certifieringsorganen. En kvalitetsmanual fungerar som ett bevis på organisationens engagemang för integritet och beskriver dess standardrutiner, obligatoriska rutiner och policyer. Dessutom bidrar den till att klargöra ledningssystemets struktur och ger en tydlig färdplan för både intern styrning och efterlevnad av ackrediteringsreglerna.

I den här artikeln kommer läsarna att få en inblick i hur viktig en kvalitetsmanual är för certifieringsorgan och hur den bidrar till att effektivisera revisions- och certifieringsverksamheten. Att förstå dess betydelse är avgörande för att dessa organ inte bara ska uppnå utan också upprätthålla efterlevnaden av de stränga kraven i ISO/IEC 17021:2015 och därmed försäkra sina kunder om kvaliteten och tillförlitligheten hos de certifieringar som tilldelas.

Förstå rollen för en kvalitetsmanual enligt ISO/IEC 17021

Kvalitetshandboken spelar en avgörande roll inom ramen för ISO/IEC 17021, standarden för certifieringsorgan som utfärdar certifikat för olika typer av ledningssystem. Denna manual fungerar som ett grundläggande dokument som beskriver de förfaranden och protokoll som certifieringsorganen måste följa för att ackreditera ledningssystem.

En väl utformad kvalitetsmanual är mer än bara dokumentation; den understryker certifieringsorganets åtagande att upprätthålla den tekniska kompetens och opartiskhet som krävs för tredjepartsbedömningar. Dessutom främjar den en atmosfär av förtroende bland kunder och intressenter genom att visa certifieringsorganets engagemang för att upprätthålla de högsta standarderna för kvalitetshantering.

I samband med ISO/IEC 17021:2015 är kvalitetshandboken fördelaktig eftersom den ökar transparensen och konsekvensen i certifieringsaktiviteterna. Genom tydliga riktlinjer och standardiserade arbetsrutiner säkerställer den enhetlighet i utförandet av certifieringsuppgifter - det kan vara checklistor för revision, analys av extern dokumentation eller hantering av särskilda revisioner.

De viktigaste komponenterna i en kvalitetsmanual omfattar omfattningen av certifieringsaktiviteterna, detaljer om processerna och deras samverkan, policyn för att upprätthålla opartiskhet, beskrivningar av roller och ansvar samt rutiner för hantering av register och dokument. En välstrukturerad manual innehåller vanligtvis exempel på format och blanketter för att effektivisera processerna.

Genom att anamma de principer som beskrivs i kvalitetsmanualen ISO/IEC 17021 förmedlar certifieringsorganen effektivt sin professionalism och tillförlitlighet, vilket banar väg för ökad trovärdighet på marknaden. Manualen är mer än en uppsättning instruktioner - den är en återspegling av certifieringsorganets identitet och dess orubbliga engagemang för kvalitet och service.

Inledande steg i utvecklingen av en kvalitetsmanual enligt ISO/IEC 17021

När man påbörjar utvecklingen av en kvalitetsmanual i enlighet med kraven i ISO/IEC 17021 är de inledande stegen avgörande för ett lyckat resultat. De två viktigaste inledande stegen i denna process är att genomföra en gapanalys och sedan etablera ett utvecklingsteam.

Genomföra en Gap-analys: Denna fas är avgörande för att bedöma nuvarande praxis och dokumentation i förhållande till ISO/IEC 17021-standarden. Gap-analysen gör det möjligt för certifieringsorganen att identifiera brister och potentiella förbättringsområden i sina ledningssystem. Metoden innebär en systematisk jämförelse som ger viktiga data för utformningen av kvalitetsmanualen.

Etablering av ett utvecklingsteam: Nästa strategiska steg är att skapa ett särskilt utvecklingsteam. Genom att sammanföra nyckelpersoner och intressenter säkerställs en tvärfunktionell strategi för utvecklingen av kvalitetsmanualen. Varje teammedlem tilldelas specifika roller och ansvarsområden, vilket främjar en samarbetsmiljö som är nödvändig för att utarbeta en omfattande manual.

Utarbeta en plan: Med insikterna från gap-analysen och ett kompetent team på plats är nästa steg att sätta upp tydliga mål. Genom att utveckla en plan som beskriver målen, tidslinjen och de kritiska milstolparna skapas en handlingsinriktad färdplan för att uppnå en robust kvalitetsmanual.

Inledande steg i snabbreferens:

• Utvärdering av nuvarande system mot ISO/IEC 17021

• Identifiera avvikelser och förbättringsmöjligheter

• Bilda ett multidisciplinärt utvecklingsteam

• Tilldela tydliga roller och involvera intressenter

• Utarbeta en målstyrd plan med fastställda tidsramar

Dessa grundläggande åtgärder banar väg för en strukturerad och kompatibel kvalitetsmanual som innehåller standardrutiner, obligatoriska rutiner och återspeglar den integritet och tekniska kompetens som förväntas av certifieringsorgan.

Strukturering av kvalitetsmanualen ISO/IEC 17021

Kvalitetsmanualen är en strukturell hörnsten för certifieringsorgan som arbetar enligt ISO/IEC 17021, som anger krav för organ som tillhandahåller revision och certifiering av ledningssystem. Att säkerställa att manualen är korrekt strukturerad är avgörande, eftersom den vägleder certifieringsaktiviteter, säkerställer teknisk kompetens och opartiskhet i certifieringsprocessen samtidigt som den anpassas till de stränga ackrediteringsreglerna.

En välstrukturerad kvalitetsmanual inleds med en innehållsförteckning som underlättar navigering och ger snabb tillgång till viktig information. Ett exempel på innehållsförteckning kan innehålla avsnitt om manualens inledning och omfattning, en omfattande översikt över certifieringsorganet och en djupgående diskussion om företagets kvalitetspolicy, som beskriver företagets åtagande att upprätthålla standarder och sträva efter ständiga förbättringar.

I inledningen klargörs manualens syfte och beskrivs det processuella ramverket för certifieringsaktiviteter, medan omfattningen avgränsar de typer av ledningssystem som organet bedömer, från kvalitetsledning till säkerhetsledningssystem.

En kortfattad företagsöversikt ger en ögonblicksbild av organets uppdrag, vision och värderingar och bekräftar dess löfte om opartiskhet och service av högsta kvalitet.

Kvalitetspolicyn understryker organisationens trohet mot de högsta kvalitetsstandarderna och målen som ger den möjlighet att genomföra opartiska och kompetenta tredjepartsbedömningar.

För att säkerställa fullständighet måste efterföljande avsnitt innehålla obligatoriska förfaranden, standardrutiner för revisions- och certifieringsaktiviteter, inklusive särskilda revisioner, och hantering av extern dokumentation. Dessa avsnitt bör innehålla tydliga instruktioner, exempel på format, checklistor för revisioner och blanketter - en uppsättning verktyg som är nödvändiga för att upprätthålla kraven i ISO/IEC 17021:2011.

Kvalitetshandboken, som är ett levande dokument, bör utvecklas över tiden för att införliva förändringar och förbättringar i förfarandena, vilket återspeglar den dynamiska karaktären hos certifieringsorganets verksamhet. Det är den plan som beskriver efterlevnaden av ackrediteringsstandarder som fastställts av organ som ANAB (ANSI National Accreditation Board) och säkrar organisationens status som ett trovärdigt certifieringsorgan.

Dokumentera procedurer 

Att dokumentera procedurer är en integrerad del av ISO/IEC 17021-standarden, säkerställa enhetlighet i certifieringsverksamheten och upprätthålla certifieringsorganens integritet och opartiskhet. Nedan beskrivs viktiga förfaranden som certifieringsorganen noggrant bör dokumentera:

Procedur för dokumentkontroll

För att säkerställa trovärdigheten i certifieringsprocesserna måste ett robust dokumentkontrollförfarande finnas på plats. Detta inkluderar:

• Metodiskt skapande, godkännande och revidering av dokument.

• Upprätthålla dokument på ett sätt som säkerställer att de är aktuella och tillgängliga för relevanta parter.

Revisionsförfarande

Effektiva revisioner är hörnstenen i certifieringen. Att dokumentera denna procedur innebär:

• Detaljerad planering och genomförande av revisioner.

• Registrering av revisionsresultat, följt av lämpliga korrigerande åtgärder.

Beslutsförfarande för certifiering

En transparent beslutsprocess för certifiering är avgörande för att upprätthålla förtroendet för ISO/IEC 17021-systemet. Det inkluderar:

• Grundlig dokumentation av certifieringsbeslut.

• Säkerställa att beslut fattas med kompetens och opartiskhet, utan intressekonflikter.

Klagomåls- och överklagandeförfarande

En process som visar på engagemang för rättvisa och lyhördhet innebär:

• Mottagande och utvärdering av klagomål och överklaganden.

• Dokumenterade lösningar och kommunikation till berörda parter.

Förfarande	Viktiga delar av dokumentationen
Dokumentkontroll	Godkännande, revisionsspårning, tillgänglighet
Revision	Revisionsplan, iakttagelser, korrigerande åtgärder
Beslut om certifiering	Beslutsmotivering, försäkran om opartiskhet
Klagomål och överklaganden	Klagomålslogg, lösning, resultat Kommunikation

Certifieringsorganen måste följa dessa förfaranden för att säkerställa teknisk kompetens och opartiskhet när de tillhandahåller certifieringstjänster. Dessutom förstärker korrekt dokumenterade förfaranden inte bara certifieringsorganets principer för kvalitetsstyrning utan ökar också öppenheten och förtroendet bland kunder och ackrediteringsorgan.

Genom att följa dessa tydliga förfaranden kan certifieringsorganen leverera högkvalitativa och konsekventa tjänster och därigenom stärka sin ställning som pålitliga tredjepartsbedömare vid certifiering av ledningssystem.

Definiera roller och ansvarsområden 

Att definiera roller och ansvarsområden inom ett certifieringsorgan är en hörnsten för att uppfylla kraven i ISO/IEC 17021, som anger kriterierna för organ som tillhandahåller revision och certifiering av ledningssystem. Detta säkerställer inte bara att certifieringsprocessen fungerar smidigt utan också att bedömningarnas integritet och opartiskhet upprätthålls. Här följer en översikt över hur ett certifieringsorgan strukturerar sin hierarki och tilldelar arbetsuppgifter.

Organisatorisk struktur

En effektivt beskriven organisationsstruktur utgör ryggraden i ett certifieringsorgan. Den ger klarhet i rapporteringsvägar och beslutsbefogenheter, vilket är viktigt för att upprätthålla opartiskhet och konsekvens i certifieringsverksamheten.

Högsta ledningens ansvar

Högsta ledningen bär det yttersta ansvaret för att upprätthålla kvaliteten och efterlevnaden av certifieringsaktiviteterna. De visar sitt engagemang genom att:

• Säkerställa att nödvändiga resurser finns tillgängliga.

• Främja ett kvalitetsmedvetet förhållningssätt.

• Regelbunden granskning av kvalitetsledningssystemets prestanda.

Revisorns och personalens ansvar

Revisorerna och personalen har en central roll i genomförandet av certifieringsorganets mandat. Deras ansvarsområden inkluderar:

• Genomföra rigorösa och opartiska revisioner.

• Upprätthålla teknisk kompetens och hålla sig uppdaterad om standarder och föreskrifter.

• Följa definierade standardiserade arbetsrutiner och obligatoriska protokoll.

Tabell över roller och ansvarsområden

Position	Ansvarsområden
Högsta ledningen	- Kvalitets- och efterlevnadsåtagande - Tillhandahållande av resurser - Strategisk inriktning och resultatuppföljning
Revisorer	- Utföra revisioner i enlighet med ISO/IEC 17021 - Löpande professionell utveckling - Efterlevnad av riktlinjer för opartiskhet och sekretess
Stödpersonal	- Planering och samordning av revisioner - Hantering av extern och intern dokumentation - Bistå vid upprätthållandet av kvalitetsledningssystemet

Certifieringsorganet måste regelbundet utvärdera och förfina de kompetenser som krävs för varje roll för att säkerställa att de högsta standarderna uppfylls. Det innebär noggranna urvalskriterier för revisorer, omfattande utbildningsprogram och regelbundna resultatgranskningar. Genom att göra detta stärker certifieringsorganet sitt anseende och förtroendet hos de organisationer som det certifierar.

Hantering av resurser 

För att hantera de resurser som är kritiska för ett certifieringsorgan beskriver standarden ISO/IEC 17027 specifikationer för att säkerställa en effektiv verksamhet. Här fördjupar vi oss i tre grundläggande områden: Mänskliga resurser, infrastruktur och anläggningar samt finansiella resurser.

Personalresurser

För att ett certifieringsorgan ska kunna leverera giltiga och tillförlitliga tjänster krävs ett team med skicklig personal. Rekryterings- och urvalsprocesser är centrala och måste fokusera på kompetens, kvalifikationer och erfarenhet. Kontinuerlig investering i personal genom utbildning och utveckling är inte bara uppmuntrat; det är obligatoriskt för att upprätthålla den tekniska kompetens som krävs enligt ISO/IEC 17021.

Viktiga punkter:

• Kompetent rekrytering och urval

• Löpande utbildning

• Professionell utveckling

Infrastruktur och anläggningar

En robust infrastruktur är hörnstenen i en smidig certifieringsverksamhet. En väl underhållen anläggning rymmer inte bara de viktigaste verksamheterna utan signalerar också professionalism och effektivitet. Regelbundna förbättringar av anläggningen understryker certifieringsorganets engagemang för kvalitet och efterlevnad av kraven i ISO/IEC 17021-standarden.

Viktiga punkter:

• Lämplig och stödjande infrastruktur

• Regelbundet underhåll och förbättringar

Finansiella resurser

Finansiell hälsa är en integrerad del av ett certifieringsorgans uthållighet och förmåga att leverera kompromisslös service. Korrekt finansiell planering och budgetering måste finnas på plats för att säkra företagets finansiella stabilitet. Detta säkerställer en hållbar verksamhet, även när marknaden går upp och ner, vilket är i linje med kravet på långsiktig hållbarhet enligt ISO/IEC 17021.

Viktiga punkter:

• Genomtänkt finansiell planering

• Säkerställa finansiell hållbarhet

Sammanfattningsvis är dessa principer för resurshantering avgörande för att ett certifieringsorgan ska fungera framgångsrikt och vara trovärdigt. De bidrar till att upprätthålla förtroendet och integriteten i de certifieringsaktiviteter som utförs enligt ISO/IEC 17021-standarden och banar väg för en opartisk och tekniskt kompetent tjänsteleverans.

Implementering av kvalitetskontroll 

Kvalitetskontroll är avgörande för certifieringsorgan för att säkerställa efterlevnad av ISO/IEC 17021-standarden. Denna standard sätter riktmärket för organisationer som tillhandahåller certifiering av ledningssystem och syftar till konsekvens och opartiskhet i deras certifieringsaktiviteter. För att upprätthålla höga standarder måste ett certifieringsorgan integrera rigorösa processer för kvalitetskontroll i sin verksamhet.

Internrevisioner: Internrevisioner är viktiga för kvalitetskontroll och gör det möjligt för ett certifieringsorgan att självgranska och fånga upp potentiella avvikelser. Genom att flitigt genomföra dessa revisioner säkerställer organisationen att dess processer alltid är i linje med kraven i ISO/IEC 17021. Revisioner måste vara systematiska, så en checklista för revisioner och förfaranden bör vara integrerade delar av kvalitetshandboken.

Ledningsöversikter: Ledningens genomgångar, som utförs regelbundet, är ett strategiskt verktyg för ledande befattningshavare för att granska effektiviteten i kvalitetsledningssystemet (QMS). Dessa granskningar underlättar kontinuerliga förbättringar genom att ta itu med eventuella identifierade problem och anpassa strategier för att förbättra tjänsterna.

Övervakning och mätning: Målen måste vara mätbara. Prestationsmått ger en tydlig bild av framstegen mot dessa mål. Genom att övervaka och spåra prestationer kan organisationen inte bara säkerställa att standarderna följs, utan också fokusera på områden som kräver förbättringar. Kvalitetsmanualen bör innehålla metoder för att mäta och övervaka dessa mätvärden.

Dessa åtgärder fungerar som grundpelare för en robust kvalitetskontroll. Kvalitetsmanualerna måste tydligt beskriva dessa metoder och ge personalen den vägledning som krävs för att de ska kunna utföra sina certifieringsuppgifter på ett effektivt och opartiskt sätt. Genom att genomföra kvalitetskontroll säkerställs inte bara certifieringsorganets tekniska kompetens utan också trovärdigheten och värdet av de certifieringar som det tillhandahåller.

Komponent för kvalitetskontroll	Funktion
Internrevisioner	Säkerställa kontinuerlig efterlevnad av ISO/IEC 17021
Ledningsöversikter	Driva förbättringar och upprätthålla standarder
Övervakning och mätning	Utvärdera prestationer mot fastställda mätetal

Dessa komponenter bidrar till att upprätthålla integriteten i certifieringsverksamheten och säkerställer att kunderna får en konsekvent, tillförlitlig och opartisk tjänst.

Kontinuerlig förbättring 

I kvalitetsmanualen ISO/IEC 17021 är kontinuerlig förbättring en hörnstensprincip som driver certifieringsorganen att utmärka sig i sina certifieringsaktiviteter och tjänster. I detta avsnitt beskrivs det strategiska tillvägagångssättet för att förfina processer och förbättra kundnöjdheten.

Certifieringsorganen bör sätta upp tydliga mål med fokus på ständiga förbättringar. Genom att genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder som svar på interna revisioner, ledningens genomgångar eller feedback kan organen minska avvikelser och utveckla sina tjänster.

Återkopplingsmekanismer är avgörande i denna förbättringsslinga. Genom att samla in information från kunder och intressenter kan certifieringsorganen identifiera områden som behöver förbättras. Med hjälp av både positiv och negativ feedback kan de fatta välgrundade beslut som leder till förbättrade processer och effektivare certifieringsaktiviteter.

Att registrera förbättringar är lika viktigt som att göra dem. Ändringar i kvalitetsmanualen måste dokumenteras noggrant, så att det finns en tydlig verifieringskedja för justeringar och deras motivering. En effektiv kommunikation av dessa förändringar säkerställer att all personal förstår och tillämpar de reviderade rutinerna.

Ett exempel på format för att dokumentera förbättringar kan vara en tabell med kolumner för datum, typ av förbättring, anledning till förändringen och den individ eller det team som genomförde den. Att säkerställa att dessa uppdateringar hanteras på rätt sätt kommer att exemplifiera den tekniska kompetens och det engagemang för kvalitet som ISO/IEC 17021-standard förväntar sig från certifieringsorgan.

Kontinuerlig förbättring är inte bara ett krav utan ett åtagande om excellens - en symbol för organets opartiskhet och orubbliga hängivenhet till den tekniska kompetens och det värde som de tillför varje kund.

Slutsats 

Sammanfattningsvis är kvalitetsmanualen ISO/IEC 17021 en ovärderlig tillgång för alla certifieringsorgan som strävar efter att certifiera ledningssystem på högsta nivå. Genom att anta en omfattande kvalitetsmanual garanterar certifieringsorganen inte bara överensstämmelse med ISO/IEC 17021-standarderna, utan de ökar också sin trovärdighet och tillförlitlighet i ackrediteringsorganens och kundernas ögon. Den fungerar som en färdplan för certifieringsaktiviteter och tillhandahåller tydliga förfaranden, exempelformat och checklistor för revision, vilket underlättar effektiva och effektiva certifieringsprocesser.

Fördelarna med en väl utformad kvalitetsmanual är många, inklusive upprättandet av obligatoriska och standardiserade arbetsrutiner som säkerställer opartiskhet och teknisk kompetens under tredjepartsbedömningar. När en kvalitetsmanual finns på plats har certifieringsorganen dessutom ett verktyg som kontinuerligt vägleder och förbättrar kvalitetshanteringsmetoderna.

Av dessa skäl bör organisationer inte förbise betydelsen av en kvalitetsmanual i sin strävan att uppnå högsta kvalitet. Tonvikten bör inte bara läggas på den inledande dokumentförberedelsen, som ofta medför kostnader, utan också på den löpande roll som manualen spelar för att upprätthålla kärnan i kvalitetshanteringen. Kvalitetsmanualen är ett levande dokument som är en viktig del i arbetet med att förbättra servicen och stärka förtroendet mellan certifieringsorganen och deras kunder.

---

Letar du efter fler resurser om ISO 17021?

Om du tyckte att den här artikeln var till hjälp kan du utforska våra premiumresurser som är utformade för att hjälpa dig att uppnå ISO 17025-certifiering på ett effektivt sätt:

• 📦 Komplett dokumentationspaket för ISO/IEC 17021-1 2015: Få alla viktiga mallar och dokument du behöver för en snabb och enkel implementering.
• 🎓 Onlinekurs om ISO/IEC 17021-1 2015 : Delta i vår omfattande utbildning för att lära dig de viktigaste begreppen och de praktiska stegen mot certifiering.
• 📋 Checklista för ISO/IEC 17021-1 2015: Ladda ner vår detaljerade checklista för att säkerställa att du har täckt varje steg i processen.

Dessa resurser är skräddarsydda för att tillgodose dina behov och säkerställa en smidig certifieringsresa. Utforska dem redan idag och kom ett steg närmare framgång!

---