Så här implementerar du ISO/IEC 17021 2015 i din organisation

Att stirra ner i tunnan på en komplex standard som ISO/IEC 17021:2015 kan verka skrämmande till en början. Denna standard fastställer krav för organisationer som tillhandahåller revision och certifiering av ledningssystem. Det är en kvalitets- och tillförlitlighetsmarkör som är avgörande för organisationer som arbetar med certifiering. Så här kan du omvandla denna utmaning till en strukturerad väg mot framgång för din organisation.

Innan vi växlar upp är det viktigt att förstå innebörden av ISO/IEC 17021:2015. Standarden säkerställer att certifieringsorgan arbetar på ett kompetent, konsekvent och opartiskt sätt. Genom att anta den kan du höja din organisations auktoritet och förtroende inom branschen. Låt oss nu påbörja en resa för att sömlöst väva in ISO/IEC 17021:2015-standarden i din organisations struktur.

I följande artikel kommer vi att beskriva en färdplan från det inledande grundarbetet till det löpande underhållet efter implementeringen. Vägledningen omfattar planering, utveckling av ditt ledningssystem och tillämpning av standardens grundläggande principer. Vi kommer att navigera genom certifieringslabyrinten och ta itu med outsourcade aktiviteter. I slutet bör du vara förberedd för att inte bara tillämpa standarden utan också för att upprätthålla och förbättra ditt certifieringsorgans excellens.

Inledande steg i implementeringen

Att implementera ISO/IEC 17021:2015, som sätter standarden för certifieringsorgan som utfärdar certifieringar av ledningssystem, är ett strategiskt beslut som kan förbättra certifieringstjänsternas övergripande prestanda och integritet. Innan de första stegen mot implementering tas är det viktigt att ha en grundlig förståelse för de viktigaste principerna och kraven. Detta säkerställer att certifieringstjänsterna är kompetenta, konsekventa och opartiska, i linje med det övergripande syftet med ISO/IEC 17021.

Den första och grundläggande åtgärden i implementeringsresan är en Gap-analys. Detta innebär en detaljerad bedömning av en organisations nuvarande praxis i förhållande till de krav som anges i ISO/IEC 17021:2015. Gap-analysen hjälper till att lyfta fram de områden som behöver förbättras och som sedan kan åtgärdas på ett metodiskt sätt.

Därefter är det absolut nödvändigt att inrätta ett särskilt implementeringsteam för en framgångsrik tillämpning av ISO/IEC 17021:2015. Teamet bör bestå av personer som är väl förtrogna med olika typer av ledningssystem, inklusive den högsta ledningen, för att säkerställa att nödvändiga resurser och stöd tillhandahålls. Dessutom kommer en tydlig definition av teamets roller och ansvarsområden att underlätta en smidig och effektiv process.

Implementering av ISO/IEC 17021:2015 kräver noggranna förberedelser och genomförande, eftersom standarden påverkar olika aspekter av certifieringsprocessen - från dokumentationskrav till beslut om certifiering. Genom att skapa en strukturerad plan som styrs av rapporten Initial Gap Analysis säkerställs att alla nödvändiga åtgärder vidtas på ett genomtänkt sätt och att organisationen kommer närmare ackreditering för sina certifieringsaktiviteter.

Uppgift	Ansvarig(a) teammedlem(mar)
Analys av luckor	Huvudrevisor, kvalitetschef
Upprättande av implementeringsteam	VD, kvalitetschef

Genom att hålla sig kortfattad och tydlig kan organisationen med tillförsikt ge sig ut på implementeringsresan, vilket i slutändan leder till en rad fördelar inom kvalitetsområdet.

Planering av implementeringen

Att planera implementeringen av ISO/IEC 17021:2015 är ett kritiskt steg för certifieringsorgan (CB) som vill genomföra certifiering av olika ledningssystem. Dessa system kan omfatta, men är inte begränsade till, ledningssystem för kvalitet, miljö eller livsmedelssäkerhet. När ett CB förbereder sig för ackrediteringsprocessen är det grundläggande att fastställa tydliga mål och syften för att säkerställa teknisk kompetens och effektiva certifieringstjänster.

Resan börjar med att man tar fram en detaljerad implementeringsplan som belyser viktiga milstolpar i tidslinjen. På så sätt säkerställs att alla aktiviteter är i linje med de övergripande målen och att CB kan övervaka framstegen under hela certifieringsprocessen.

Resursfördelning är en annan viktig aspekt av planeringsfasen, där CB måste identifiera nödvändiga resurser, t.ex. kvalificerad personal, finansiellt stöd och tekniskt stöd. Lika viktigt är det att säkerställa att dessa resurser är tillgängliga och lämpligt fördelade för att underlätta en smidig ackrediteringsprocess och efterföljande certifieringsaktiviteter.

Utbildnings- och medvetandehöjande program är viktiga; de ger personalen den förståelse som krävs för ISO/IEC 17021:2015-standarderna och skapar insikt om fördelarna med att följa dem. Dessa program täcker inte bara de generiska kraven utan betonar också vikten av att upprätthålla ledningssystemkrav vid certifiering av olika typer av ledningssystem.

En strukturerad och koncis planeringsmetod är oumbärlig, en metod som så småningom kommer att leda till en framgångsrik ISO/IEC 17021-1-ackreditering.

Milstolpe	Mål	Mål för slutförande
Inledande granskning	Analys av luckor	Månad 1-2
Resurser	Fördelning av tillgångar	Månad 3
Utbildning	Personalens beredskap	Månad 4-5
Mock Audit	Processvalidering	Månad 6
Slutlig granskning	Kontroll av dokumentation	Månad 7
Tillämpa	Ackreditering	Månad 8

Sammanfattningsvis är en noggrann planering av genomförandefasen central för att bli ett välrenommerat certifieringsorgan för ledningssystem inom kvalitetsområdet och därutöver. Det är en strategisk process som omfattar att sätta upp mål, fördela resurser och förbättra personalens kapacitet, samtidigt som man håller sig till tidsplanen och budgeten.

Utveckling av ledningssystemet

Att utveckla ett robust ledningssystem är ett grundläggande krav för organisationer som söker certifiering enligt ISO/IEC 17021:2015, som fastställer kriterierna för certifieringsorgan som tillhandahåller revision och certifiering av ledningssystem. När organisationen upprättar detta ramverk måste den börja med att skapa nödvändig dokumentation. Detta omfattar utarbetande av policyer, rutiner och manualer som är anpassade till de operativa behoven. Varje dokument ska vara tydligt skrivet och strukturerat, vilket säkerställer att systemet är både konsekvent och lättförståeligt för alla anställda som är involverade i certifieringsaktiviteter.

Dokumentation ska inte existera i ett vakuum. Ett effektivt ledningssystem innefattar noggranna rutiner för dokumentkontroll, som säkerställer att alla dokument är korrekta, uppdaterade och skyddade mot obehörig åtkomst eller förlust. Detta omfattar även att upprätthålla ett heltäckande dokumentationssystem som håller för granskning vid både interna och externa revisioner.

Kommunikation är det kitt som håller ihop ledningssystemet. Organisationer måste implementera effektiva kommunikationsstrategier som underlättar informationsflödet. Regelbundna uppdateringar och en tydlig kommunikationskedja säkerställer att alla medarbetare är informerade och har möjlighet att engagera sig i utvecklingen och genomförandet av systemet.

Organisationer som navigerar enligt ISO/IEC 17021-standarden måste ägna särskild uppmärksamhet åt dessa områden, eftersom de ligger till grund för certifieringsberedskapen och i slutändan stöder framgången med certifieringsprocessen. Genom att följa dessa steg uppfyller företagen inte bara kraven utan skapar också en väg mot kontinuerlig förbättring och teknisk kompetens.

Nyckelkomponent	Beskrivning
Dokumentation av ledningssystemet	Skapande av tydliga och konsekventa policyer, rutiner och handböcker
Kontroll av dokument och register	Utveckla rutiner för att hantera dokument och upprätthålla säkra och korrekta register
Intern kommunikation	Implementera strategier för effektivt informationsflöde, personalmedvetenhet och engagemang

I den här tabellen sammanfattas de viktigaste stegen i utvecklingen av ett ledningssystem som överensstämmer med standarden ISO/IEC 17021:2015.

Implementering av nyckelprinciper

Att säkerställa opartiskhet är av största vikt när ISO/IEC 17021:2015 implementeras. Certifieringsorgan måste vidta beslutsamma åtgärder för att eliminera intressekonflikter för att upprätthålla trovärdigheten för sina certifieringstjänster. En effektiv strategi är att inrätta opartiskhetskommittéer som har till uppgift att tillämpa tydliga protokoll som säkerställer opartisk verksamhet.

En tabell för att illustrera viktiga aspekter:

Princip	Åtgärder	Verktyg och mekanismer
Säkerställande av opartiskhet	Kontroll av intressekonflikter	Opartiskhetskommittéer, insynsprotokoll
Bygga upp kompetens	Välja kvalificerad personal, Genomföra utbildning	Program för professionell utveckling, Kompetenskriterier
Upprätthållande av ansvar och ansvarsskyldighet	Klargöra roller, genomföra åtgärder för ansvarsutkrävande	Arbetsbeskrivningar, Utvecklingssamtal

Det är också viktigt att bygga upp kompetens inom certifieringsorganet. Detta innebär att man noggrant väljer ut personal utifrån strikta kriterier och ger dem grundlig utbildning. Det är också viktigt att se till att den professionella utvecklingen pågår kontinuerligt, så att revisionsteamen kan hålla sig uppdaterade om standarder och praxis inom kvalitetsområdet.

Ansvar och ansvarsskyldighet måste vara tydligt avgränsade inom organisationen. Detta innebär inte bara att definiera specifika roller och ansvarsområden för alla som är involverade i certifieringsprocessen utan också att inrätta robusta ansvarsmekanismer. Dessa kontroller säkerställer att varje steg - från dokumentförberedelse till att fatta certifieringsbeslut - utförs med teknisk kompetens och i enlighet med kraven i ISO/IEC 17021:2015.

Slutligen är det viktigt att komma ihåg att certifieringsorganets prestationer är under ständig granskning. Ackrediteringsprocessen kräver att höga standarder för kvalitetsstyrning upprätthålls i alla certifieringsaktiviteter. Certifieringen av ledningssystem måste återspegla detta engagemang för excellens och överensstämmelse med alla standardkrav, inklusive utarbetande av lämpliga provformat och checklistor som krävs för effektiva interna revisioner.

Med dessa viktiga principer i åtanke kan certifieringsorganen navigera i ISO/IEC 17021:2015 och tillhandahålla tillförlitliga och högkvalitativa certifieringar av ledningssystem, vilket säkerställer att deras tjänster uppfyller kundernas komplexa behov.

Implementering av certifieringsprocessen

Att genomföra certifieringsprocessen enligt ISO/IEC 17021:2015 innebär noggrann planering och genomförande för att säkerställa att certifieringsorganen följer de strikta standarder som krävs för att certifiera ledningssystem. Så här går processen till:

Granskning av ansökningar och avtal

• Hantering av inledande förfrågningar och ansökningar: Potentiella kunder kontaktar certifieringsorgan för att uttrycka intresse för att erhålla certifiering. Certifieringsorganen måste svara på lämpligt sätt och vägleda de sökande genom nästa steg.

• Granskning och godkännande av avtal: När den första kontakten har tagits görs en genomgång av kraven och det föreslagna avtalet för att säkerställa att båda parter förstår certifieringens skyldigheter och omfattning.

Planering och utförande av revision

• Utarbeta detaljerade revisionsplaner: En välstrukturerad revisionsplan är avgörande. Den beskriver revisionens omfattning, kriterier, tidsplan och de roller som medlemmarna i revisionsteamet har.

• Genomföra revisioner på plats och samla in bevis: Revisionsteamet besöker kundens anläggning för att samla in bevis, bedöma efterlevnad och utvärdera implementeringen av ledningssystem mot de angivna standarderna.

Beslut om certifiering-Making

• Kriterier och processer för att fatta beslut om certifiering: Certifieringsorganen fattar beslut baserat på de bevis som samlats in under revisionen. Detta beslut måste vara opartiskt och återspegla organisationens kompetens när det gäller att följa standarderna.

• Säkerställande av opartiskhet och kompetens i beslutsfattandet: Integriteten i certifieringsprocessen bygger på objektiva och kompetenta bedömningar. Certifieringsorganen har vidtagit åtgärder för att skydda opartiskheten och anställa kompetenta beslutsfattare.

Certifieringsprocesss Steg	Viktiga åtgärder
Inledande kontakt	Hantera förfrågningar, ansökningar och informationsspridning
Granskning av kontrakt	Avtalsgranskning, klargörande av villkor, fastställande av omfattning
Planering av revision	Formulera detaljerad revisionsplan, urval av team, logistikupplägg
Utförande av revision	Utföra revisioner på plats, insamling av bevis, kontroll av efterlevnad
Beslutsfattande	Analysera revisionsresultat och fatta opartiska beslut om certifiering

Detta strukturerade tillvägagångssätt, som föreskrivs i ISO/IEC 17021:2015, säkerställer en enhetlig riskbedömning och ökar förtroendet för certifieringsresultaten för alla typer av ledningssystem.

Underhåll av ledningssystem

Att upprätthålla ett ledningssystem är en pågående process som säkerställer kontinuerlig förbättring och överensstämmelse med ISO/IEC 17021-standarden. Denna del av standarden fokuserar på hur certifieringsorganen inte bara ska granska utan också underhålla de ledningssystem som de certifierar. Här är de viktigaste delarna för ett effektivt underhåll av ledningssystem:

Internrevisions:

En integrerad del av upprätthållandet av ett ledningssystem är att genomföra interna revisioner. Dessa bör planeras och utföras regelbundet för att proaktivt identifiera eventuella områden med bristande överensstämmelse eller potentiella förbättringar. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper organisationer att ligga steget före och upprätthålla sin efterlevnad.

• Planering: Upprätta en tidsplan och omfattning för revisioner.

• Genomförandet: Genomföra revisionerna enligt plan.

• Hantering av avvikelser: Omedelbart hantera alla avvikelser som upptäcks.

• Implementering av korrigerande åtgärder: Säkerställa att problem löses för att förhindra upprepning.

Ledningens utvärderingar:

Periodiska genomgångar av ledningen är avgörande för att bedöma ledningssystemets effektivitet. Dessa genomgångar fungerar som strategiska sessioner för att analysera data, utvärdera prestationer och identifiera möjligheter till förbättringar.

• Ordinarie möten: Planering av periodiska granskningsmöten.

• Analys av prestanda: Granskning av revisionsresultat, kundfeedback och processmått.

• Identifiering av förbättringar: Diskutera olika sätt att optimera processer och lösa problem.

Kontinuerlig förbättring:

Kontinuerlig förbättring är en hörnstensprincip i ISO-standarderna och innebär en ständig strävan efter att förbättra ledningssystemet. Det omfattar följande åtgärder:

• Strategier: Utarbeta planer för förbättringsinitiativ.

• Övervakning och mätning: Använda nyckeltal för att följa upp framstegen.

• Utvärdering av prestanda: Analys av effektiviteten i genomförda förändringar.

I samband med dessa åtgärder är det viktigt att organisationen skapar och bevarar korrekt dokumentation, följer de fastställda rutinerna och ser till att dess medarbetare har den kompetens och de resurser som krävs för att stödja ett robust ledningssystem.

Sammanfattningsvis är upprätthållandet av ett ledningssystem ett dynamiskt och systematiskt tillvägagångssätt för att säkerställa excellens i organisationens prestanda och efterlevnad av ISO/IEC 17021:2015. Genom interna revisioner, ledningens genomgångar och aktiviteter för kontinuerlig förbättring kan en organisation visa sitt engagemang för kvalitet och sin förmåga att leverera certifieringstjänster enligt högsta standard.

Hantering av klagomål och överklaganden

Implementering av ISO/IEC 17021:2015 kräver utveckling av robusta system för "Hantering av klagomål och överklaganden" för att upprätthålla transparens, rättvisa och trovärdighet i certifieringsaktiviteterna för ledningssystem. Certifieringsorgan (CB) måste upprätta dokumenterade förfaranden för att effektivt hantera och lösa klagomål relaterade till deras certifieringar samt överklaganden av deras beslut.

Klagomålsprocess:

CB:erna är ansvariga för att inrätta tydliga och tillgängliga förfaranden som gör det möjligt att lämna in klagomål. De måste se till att klagomålen bekräftas omedelbart och utreds grundligt. Processen bör vara tillräckligt transparent för att bygga upp förtroende bland intressenter och upprätthålla certifieringsorganets integritet.

Överklagandeförfarande:

När det gäller överklaganden av certifieringsbeslut måste CB tillhandahålla en möjlighet för de klagande att bestrida beslut som de anser vara orättvisa. Överklaganden måste granskas av en eller flera personer som är oberoende av certifieringsverksamheten för att undvika intressekonflikter. Beslutet om överklagandet måste fattas av en person eller en grupp som inte var inblandad i det ursprungliga beslutet, vilket säkerställer en opartisk granskning.

Viktiga delar av processen för klagomål och överklaganden:

1. Kvitto och bekräftelse: Omedelbar bekräftelse på mottagna klagomål och överklaganden.

1. Bedömning: En grundlig bedömning för att förstå giltighet och konsekvenser.

1. Granskning och beslutsfattande: En förutsättningslös granskning som följs av en beslutsprocess.

1. Kommunikation: Beslutet skall meddelas klaganden/överklaganden i rätt tid och på ett öppet sätt.

1. Registerhållning: Upprätthålla detaljerade register över klagomålet/överklagandet, granskningsprocessen och resultatet.

Genom att följa standarden ISO/IEC 17021:2015 säkerställer CB:s ett tillförlitligt och konsekvent tillvägagångssätt för att hantera både klagomål och överklaganden, vilket visar deras engagemang för kvalitet och kontinuerlig förbättring av sina certifieringstjänster.

Hantering av outsourcade aktiviteter

Inom ramen för ISO/IEC 17021:2015, som beskriver kraven för organ som tillhandahåller revision och certifiering av ledningssystem, är hanteringen av outsourcade aktiviteter avgörande för att upprätthålla integriteten och kvaliteten på certifieringstjänsterna. Certifieringsorgan lägger ofta ut specifika uppgifter på entreprenad på grund av den specialiserade karaktären hos vissa certifieringsaktiviteter, men de måste göra det utan att kompromissa med kvaliteten och noggrannheten i sitt arbete.

För att effektivt hantera outsourcade aktiviteter måste certifieringsorganen först identifiera vilka funktioner som kan outsourcas. Detta beslut bör baseras på organisationens förmåga att övervaka dessa uppgifter och den potentiella inverkan på certifieringsprocessens integritet.

När det väl har lagts ut på entreprenad måste det finnas ett obevekligt fokus på att upprätthålla kvalitet och kompetens. Certifieringsorganet ansvarar för att säkerställa att alla enheter som läggs ut på entreprenad - oavsett om det är en individ eller en organisation - arbetar enligt samma standarder för teknisk kompetens och yrkesmässigt uppförande som förväntas av certifieringsorganet självt.

Övervakning och utvärdering utgör ryggraden i en effektiv förvaltning av outsourcad verksamhet. Regelbunden övervakning säkerställer att de outsourcade tjänsterna följer de överenskomna standarderna och kriterierna. Certifieringsorganen måste inrätta en systematisk utvärderingsprocess som mäter prestationer och efterlevnad av avtals- och certifieringskrav.

Sammanfattningsvis kan man säga att även om outsourcing kan vara ett strategiskt beslut för att förbättra kapacitet och räckvidd, medför det ytterligare ett lager av tillsynsansvar. Certifieringsorganen måste vara noggranna med att välja kvalificerade partners, tydligt definiera förväntningarna och omedelbart bedöma outsourcade uppgifter som om de vore deras egna, för att upprätthålla det prestigefyllda förtroende som är förknippat med ISO-certifieringar.

Kriterier för outsourcing	Strategi
Identifiering av aktiviteter	Fastställande av funktioner som är lämpliga för outsourcing baserat på kapacitet och påverkan på certifieringens integritet.
Säkerställande av kvalitet och kompetens	Urval av enheter som uppfyller de krav som ställs; tydliga förväntningar.
Övervakning och utvärdering	Regelbundna utvärderingar för att säkerställa efterlevnad och överensstämmelse; systematiska utvärderingar av prestationer.

Slutsats

Sammanfattningsvis sätter ISO/IEC 17021:2015 guldstandarden för organisationer som tillhandahåller certifiering av ledningssystem. Den är utformad för att säkerställa att dessa certifieringsorgan arbetar på ett konsekvent och tillförlitligt sätt och upprätthåller teknisk kompetens och professionellt omdöme i certifieringsprocessen. Att följa ISO/IEC 17021 förbättrar inte bara kvaliteten och tillförlitligheten hos de certifieringar som erbjuds, utan stärker också företagens, intressenternas och allmänhetens förtroende för de certifieringar som beviljas. Certifieringsorganen måste genomgå en rigorös ackrediteringsprocess och bevisa sin förmåga att på ett opartiskt och kompetent sätt bedöma ledningssystem mot specificerade standarder. Standarden beskriver bland annat krav på certifieringsorganets struktur, genomförandet av revisioner och revisionsteamens kompetens.

Organisationer som söker certifiering för sina ledningssystem, oavsett om de är inriktade på kvalitet, miljöledning eller andra kvalitetsområden, uppmuntras att arbeta med certifieringsorgan som följer ISO/IEC 17021:2015. Genom att göra detta säkerställer de giltigheten och erkännandet av sin certifiering, vilket i slutändan stöder deras engagemang för spetskompetens och kontinuerlig förbättring.

---

Letar du efter fler resurser om ISO 17021?

Om du tyckte att den här artikeln var till hjälp kan du utforska våra premiumresurser som är utformade för att hjälpa dig att uppnå ISO 17025-certifiering på ett effektivt sätt:

• 📦 Komplett dokumentationspaket för ISO/IEC 17021-1 2015: Få alla viktiga mallar och dokument du behöver för en snabb och enkel implementering.
• 🎓 Onlinekurs om ISO/IEC 17021-1 2015 : Delta i vår omfattande utbildning för att lära dig de viktigaste begreppen och de praktiska stegen mot certifiering.
• 📋 Checklista för ISO/IEC 17021-1 2015: Ladda ner vår detaljerade checklista för att säkerställa att du har täckt varje steg i processen.

Dessa resurser är skräddarsydda för att tillgodose dina behov och säkerställa en smidig certifieringsresa. Utforska dem redan idag och kom ett steg närmare framgång!

---